Система электронного архива документов E-Arch

E-Arch — это защищенное структурированное централизованное хранилище электронных образов документов, предназначенное для оперативного многопользовательского доступа к необходимой информации. E-Arch универсален и позволяет создавать электронные архивы и библиотеки любого типа для любых организаций и типов документов. Вы можете посмотреть примеры использования E-Arch в разделах готовые решения и выполненные проекты.

Основные функции E-Arch

Настройка структуры хранения и описания документов

Ввод и редактирование типов документов и их атрибутов.
Задание типа данных для атрибута по следующим вариантам: текст, целое число, действительное число, дата, длинный текст, пользовательский справочник, справочник из нескольких возможных вариантов.
Создание групп схожих атрибутов разных типов документов.
Отображение и редактирование единого древовидного классификатора документов.

Ввод и просмотр информации в электронном архиве

Отображение списка документов выбранного раздела классификатора, с возможностью просмотра карточки документа, как выбранного раздела, так и его подразделов.
Сортировка списка документов по номеру, названию, типу документа и дате ввода документа.
Ввод документа в программу.
Ввод и редактирование атрибутов карточек документа.
Прикрепление файлов к карточке документа.
Ввод и редактирования пользовательских справочников для использования в качестве атрибутов документов.
Настройка формы отображения карточки документа.

Организация связей между документами

Создание нежесткой ссылки с одного документа на другие.
Поиск документов по нежесткой ссылке.
Преобразование нежесткой ссылки в жесткую ссылку.
Просмотр документов, на который ссылается выбранный документ.
Просмотр всех документов, ссылающихся на выбранный документ.
Переход на карточку ссылающегося документа.

Поиск и отображение информации о документах

Поиск документов по единому классификатору документов.
Поиск документов по типу документов.
Поиск документов как по отдельным атрибутам, так и набору атрибутов.
Поиск по группам атрибутов.
Поиск по ссылкам.
Многошаговый поиск с использованием функции «Искать в найденном».
Поиск по всему содержимому карточки документа.
Сортировка результатов поиска.
Отображение информации о документе.

Групповые операции загрузки/выгрузки документов и информации о них

Групповая выгрузка описи карточек документов, прикрепленных файлов на локальный диск компьютера.
Групповая загрузка файлов с созданием отдельной карточки документа на каждый файл.

Просмотр документов электронного архива

Предпросмотр прикрепленных файлов скан-образов документов (в графических форматах JPG, PDF, TIFF, GIF, BMP) в основном окне программы.
Просмотр прикрепленных файлов со скан-образами в отдельном окне.
Сохранение прикрепленных файлов на клиентском компьютере.

Формирование отчетов

Формирование пользовательских отчётов c использованием шаблонов.
Сохранение пользовательских отчётов как шаблона для последующего использования.
Просмотр и выгрузка отчёта в Excel.

Администрирование

Ввод новых и редактирование имеющихся учетных записей пользователей системы и групп пользователей.
Определение прав пользователей на просмотр, редактирование и удаление данных карточек документов и прикрепленных файлов в разрезе разделов классификатора, типов документов, отдельных документов.
Ведение электронного журнала действий пользователей в системе с выводом настраиваемых отчётов в формат XLS.
Настройка параметров интеграции с LDAP.
Настройка параметров SSL шифрования.
Настройка параметров экспорта и импорта информации.
Удаление учетных записей пользователей из системы.

Резервное копирование и восстановление

Выполнение резервного копирования баз данных.
Запуск резервного копирования.
Восстановление баз данных из резервных копий.
Отображения хода выполнения резервного копирования и восстановления.

Преимущества E-Arch перед другими системами

Как правило, системы создания электронных архивов документов, представленные на российском рынке, характеризуются сложным интерфейсом, избыточным количеством функций и немалой ценой. В процессе разработки и развития нашей системы мы постарались учесть весь негативный и позитивный опыт внедрения подобных систем и сконцентрировались на следующих аспектах:

Низкая стоимость приобретения

У нас действительно гибкая система тарифных планов с возможностью выбора только необходимого набора функций и возможностей системы; мы не навязываем избыточный функционал. Если же со временем параметры тарифного плана перестанут вас устраивать, то в любой момент вы можете легко перейти на следующий тариф, доплатив разницу в стоимости.

Также мы готовы предложить скидки для клиентов, которым нужно не только программное обеспечение, но и комплекс услуг по внедрению, вводу данных, консалтингу и подбору оборудования. Так, например, до конца июня 2015 года у нас действует акция «Скидка до 20% на создание электронного архива под ключ». Об акциях и скидках вы можете подробнее прочитать в разделе «Цены».

Важным фактором является и то, что цены на E-Arch зафиксированы в рублях и не подвержены влиянию колебания курсов валют, поскольку это российская разработка, а не импортируемый продукт.

Низкая стоимость владения

Само по себе наличие электронного архива документов не дает максимальной выгоды, которую от него можно ожидать. Важно, чтобы архив был актуальным и пополняемым, а следовательно, и востребованным. Это значит, что большая часть стоимости владения электронным архивом складывается из стоимости его постоянного пополнения.

Интерфейс ввода данных в E-Arch разработан в расчете на максимально высокую эффективность процесса ввода новых документов. Это означает, что мы снизили себестоимость внесения одного документа в систему, а значит, и общую стоимость владения.

Высокая скорость внедрения

Процесс внедрения электронного архива документов – это несколько связанных между собой задач, начиная от этапа проекта внедрения и заканчивая технической поддержкой. Благодаря универсальности решения и эргономичности интерфейса мы смогли добиться высочайшей скорости внедрения электронного архива: от двух дней до месяца, в зависимости от размера компании. Таким образом, вы получаете максимально быстрый результат без необходимости оплаты дополнительного рабочего времени специалистов по внедрению ПО.

Высокая скорость освоения

Мы накопили колоссальный опыт и отзывы по использованию E-Arch. Постоянно отслеживая обратную связь от пользователей, мы смогли создать удобный, интуитивный интерфейс. Важно отметить, что вы можете легко изменять его в соответствии со своими предпочтениями и настраивать под решаемые задачи. Любые действия и операции могут быть наглядно визуализированы.

В среднем, достаточно часового курса обучения, чтобы сотрудник мог самостоятельно пользоваться системой E-Arch. Практика показывает, что у пользователей не возникает сложностей или проблем с нашим электронным архивом даже в первый день работы с ним.

Дополнительные функциональные модули E-arch

Автоматизации ввода документов с использованием системы штрих-кодирования

Предварительная загрузка идентификационной информации о документе (название, атрибуты, связи) в программу из внешних систем с использованием XML-формата.
Автоматическое распознавание штрих-кодов на скан-образах документов.
Автоматическое прикрепление файлов скан-образов документов к карточке документа на основе распознанного штрих-кода.

Экспорт/импорт информации

Выгрузка структуры хранения и описания документов в файл XML-формата.
Проверка XML-формата на соответствие структуре хранения и описаний типов документов в системе.
Загрузка структуры хранения и описания карточки из файла XML-формата.

Особенности E-Arch

Гибкая настройка структуры архива для выполнения широкого круга задач, реализации практически любого типа архива.

Пользователь с соответствующими правами может сам задавать структуру и конфигурацию электронного архива или библиотеки. В его возможностях:

создавать/изменять/удалять типы документов;
создавать/изменять/удалять свойства типов документов;
создавать/изменять/удалять пользовательские справочники;
создавать шаблоны связей для типов документов.

На создание нового типа документов с описанием состава свойств в нашей системе требуется несколько минут. Если в процессе эксплуатации окажется, что некоторые свойства документов определены неправильно (напр., неверным является название свойства и/или его типа), вы всегда можете быстро их изменить.

Удобный настраиваемый пользовательский интерфейс для высокопроизводительной работы с архивом.

E-Arch является универсальной системой, позволяющей решать большое количество задач, связанных с электронными архивами и библиотеками. Регулируемые элементы интерфейса позволяют быстро настроить систему под ту или иную задачу.

Система построена таким образом, что все основные функции могут быть выполнены в основном окне системы без необходимости переходить в другие окна. Таким образом, минимизация действий пользователя для решения тех или иных задач позволяет добиться максимально комфортной работы с системой.

Хранение истории изменений документов

Одной из основных функции системы является надежное хранение информации и отслеживание её изменений. Для этого в E-Arch реализован системный журнал изменений в системе, где фиксируются все основные действия пользователей.

Информацию из системного журнала можно просмотреть как по конкретному пользователю, так и по конкретному документу. Удаление записей из этого журнала не предусмотрено, что является дополнительной защитой от умышленного искажения информации.

Широкие возможности по связыванию документов и организации иерархически связанных групп документов

Одной из важных отличительных черт нашей системы является уникальный инструментарий, позволяющий связывать документы и тем самым воссоздавать очень сложные структуры электронных архивов.

Особый механизм связывания документов позволяет фиксировать не только связи на документы, которые есть в электронном архиве, но и на те документы, которых в электронном архиве пока нет. Это обеспечивает полноту и связность электронного архива.

Гибкий и точный поиск — уникальные возможности поиска документов и формирования выборок.

Универсальность описания структуры хранения документов и их свойств позволила нам построить высоко-функциональную систему поиска документов, которая дает возможность найти практически любой документ или группу документов с использованием сложных условий отбора.

Также есть большое количество вспомогательных опций поиска, которые пользовались спросом у наших клиентов.

Высокая скорость и низкая себестоимость ввода документов по сравнению с конкурирующими продуктами.

Создание электронного архива — задача не быстрая и требует существенных затрат времени на ввод информации с систему. Практика показала, что при ведении электронного архива в средних и крупных организациях основными затратами на сопровождение электронного архива являются затраты рабочего времени сотрудников на пополнение его новыми документами.

В связи с этим мы, совместно с нашими клиентами и партнерами, на протяжении многих лет работаем над повышением производительности работы пользователей системы при вводе новой информации. Эта решается за счёт большого количества специальных функций и подстройки интерфейса, которые позволяют упростить работу пользователей.

Всё это позволило нам добиться такого уровня производительности при вводе документов в систему, который пока недостижим для наших конкурентов.

Возможность индивидуальной доработки системы под требования заказчика.

Как правило, в любой организации складываются особые процессы, правила и стандарты работы с документами. Часть процессов могут быть уже автоматизированы или документы могут генерироваться внутренними информационными системами.

И поэтому, кроме стандартного функционала электронного архива, появляется необходимость в некоторых специфических функциях, а также в интеграции с другими системами. Мы готовы предложить свои услуги в доработке системы E-Arch под требования заказчика.

Кроссплатформенность — наша система может работать как на Windows, так и на Unix платформах.

Базовой конфигурацией для нашей системы является следующая конфигурация: MS Windows / MS SQL Server. Также наша система может не менее эффективно функционировать под управлением других операционных систем и использовать различные СУБД (Unix-подобные ОС + MySQL и др.).