Структура электронного архива

Сложно однозначно ответить на вопрос — каким, в идеале, должен быть электронный архив. У каждой организации своя специфика, сфера деятельности, масштабы, объем документации. Однако не вызывает сомнения то, что любая архивная система должна обеспечивать:

• надежное хранение электронных документов;
• регистрацию данных;
• оперативный  доступ к информации;
• возможность добавления, удаления и изменения файлов;
• управление информацией.

Руководствуясь этими критериями, мы разработали систему электронного  архива с модульной структурой. Ее основными  элементами являются подсистемы:

• ввода данных, позволяющая заполнять электронный архив как отсканированными изображениями, так и цифровой информацией из других информационных систем, а также вносить данные автоматически или в ручном режиме непосредственно в систему;
• хранения, включающая области как оперативной, так и долговременной архивации;
• поиска, обеспечивающая оперативный доступ к необходимой информации;
• тиражирования, позволяющая создавать неограниченное количество копий электронного документа, а также выполняющая резервное копирование всех версий с учетом внесенных изменений.

Неотъемлемой частью любого электронного архива является электронный каталог с иерархической структурой, автоматически изменяющейся при добавлении или удалении документов. В зависимости от целей создания электронного архива его структура может изменяться. При необходимости в систему могут быть внедрены дополнительные программные средства.

Электронный архив состоит из двух частей: серверной и клиентской. Серверная часть — это защищенное централизованное хранилище, в котором размещены электронные документы и их резервные копии. Клиентская часть — это пользовательский интерфейс, в котором доступны только электронные копии  исходных документов с возможностью добавления, удаления или изменения информации. Рассматривая структуру электронного архива, стоит упомянуть и оборудование, необходимое для его функционирования. Это:

• центральный сервер;
• рабочие места пользователей электронного архива (персональные компьютеры или мобильные устройства);
• сетевое оборудование для обмена трафиком между сервером и клиентским местом.

Приведенная выше структура электронного архива  обеспечивает надежную защиту информации от несанкционированного доступа, а также от сознательного, неосторожного или случайного уничтожения.