СТРУКТУРА ДОКУМЕНТОВ АРХИВА
Структура документов представляет собой иерархический набор разделов, упорядочивающий хранение документов архива и упрощающий тем самым поиск нужных документов в разделах структуры (рис. 2).
Рис. 2. Структура документов архива.
Разворачивание/сворачивание разделов осуществляется щелчком мыши по значку ключа рядом с названием раздела. При разворачивании нового раздела, его содержимое будет подгружаться с сервера. Если используется медленное сетевое соединение, то задержка при открытии раздела может достигать нескольких секунд. Хотя на это время работа системы не останавливается, и пользователь может продолжить работу с уже загруженными разделами и даже открывать несколько разделов одновременно, рекомендуется дожидаться полной загрузки раздела до совершения каких-либо действий.
Открытие раздела осуществляется щелчком мыши по названию раздела в дереве структуры документов.
При наличии необходимых прав доступа пользователю доступны кнопки, позволяющие редактировать структуру документов.
Редактирование структуры документов
Программа позволяет формировать и изменять структуру документов архива.
Доступ к функциям корректировки структуры осуществляется с помощью кнопок панелей инструментов, расположенных в верхней и нижней частях области структуры документов.
Внешний вид панелей инструментов корректировки структуры представлен на рис. 3.
Рис. 3. Панели инструментов редактора структуры документов.
Функции кнопок:
1 — Кнопка «Добавить раздел ниже» добавляет запись в текущий раздел за выделенным разделом. При нажатии на данную кнопку откроется окошко ввода названия раздела. Добавление раздела осуществляется нажатием кнопки «ОК» окна ввода. Кнопка «Отмена» отменяет создание раздела.
2 — Кнопка «Добавить раздел как дочерний» добавляет раздел как дочерний к текущему разделу. При нажатии на данную кнопку откроется окошко ввода названия раздела классификатора. Добавление раздела осуществляется нажатием кнопки «ОК» окна ввода. Кнопка «Отмена» отменяет создание раздела.
3 — Кнопка «Удалить раздел» удаляет выбранный раздела структуры. Если раздел содержит подразделы, то они также будут перемещены в корзину. Кроме того, будут перемещены в корзину все документы, находящиеся в удаляемом разделе и его подразделах, а также все прикрепленные к ним файлы.
4 — Кнопка «Переименовать раздел» редактирует названия раздела. Редактирование осуществляется в окне, аналогичном окну ввода названия при добавлении записи и подтверждается нажатием кнопки «ОК» или отменяется нажатием кнопки «Отмена».
5 – Кнопка «Сортировать» сортирует по алфавиту названия подразделов выбранного раздела и запоминает данный порядок в базе.
6 — Кнопка «Показать все вложенные документы» включает режим отображения всего содержимого выбранного раздела. Если данный режим включен, то в списке документов выводятся не только документы текущего раздела, но и документы всех его подразделов.
7 – Кнопка «Сортировать по имени (временно)» временно сортирует по алфавиту названия подразделов выбранного раздела без запоминания порядка в базе.
8 — Кнопка «Тип по умолчанию» задаёт тип вновь создаваемых документов для выбранного раздела. Если для раздела задан тип по умолчанию, то при вводе нового документа в данный раздел на этапе выбора типа документа сразу будет выбран тип по умолчанию.
9 — Кнопка «Вверх» передвигает выделенный раздел на одну позицию вверх.
10 — Кнопка «Вниз» передвигает выделенный раздел на одну позицию вниз.
11 — Кнопка «Вырезать раздел» позволяет вырезать выделенный раздел классификатора вместе со всеми документами, чтобы потом вставить его в другое место с помощью кнопки «Вставить».
12 — Кнопка «Копировать» позволяет копировать структуру выделенного раздела классификатора в другое место классификатора с помощью кнопки «Вставить». Документы при этом не копируются.
13 — Кнопка «Вставить» вставляет вырезанные или скопированные разделы дочерними в выбранный раздел.
14 — Кнопка «Искать по разделам» отображает окно поиска по разделам структуры документов.
Поиск по разделам
При нажатии кнопки «Искать по разделам» отображается окно поиска по разделам структуры документов (рис. 4).
Рис. 4. Окно поиска по разделам.
Для поиска нужного раздела в верхнее поле ввода вводится поисковая фраза или часть фразы.
После нажатия кнопки Enter в таблице отображаются найденные разделы. Для перехода на выбранный раздел необходимо кликнуть мышкой на нужный раздел.