РЕДАКТОР ТИПОВ ДОКУМЕНТОВ

Окно редактора типов документов показано на рис. 11.

Редактор содержит 3 вкладки:

1. Поля
2. Справочники
3. Группы атрибутов

Вкладка «Справочники» позволяет создавать и редактировать пользовательские справочники, которые используются как атрибуты документов.

Вкладка «Группы атрибутов» позволяет создавать и редактировать ярлыки.

Для выхода из окна типов документов необходимо нажать кнопку «Возврат».

 

Редактор полей

Редактор полей предназначен для добавления, изменения и задания свойств полей различных типов документов.

Каждому документу в электронном архиве соответствует определённый тип документа.

Каждый тип документа имеет свой наборов атрибутов, наиболее полно описывающий документы данного типа.

Атрибуты описываются и в последствии отображаются в карточке документа в виде полей, обладающих именем и типом.

Типы полей, описывающих атрибуты:

• Заголовок – данное поле не хранит информации и является заголовком для группы атрибутов
• Целое — в поле можно вводить только целые числа
• Дробное — в поле можно вводить только вещественные числа
• Дата — в поле можно вводить только даты
• Текст — в поле можно вводить простой однострочный текст
• Длинный текст — в поле можно вводить многострочный текст
• Справочник — в поле можно выбрать одно или несколько значений из пользовательского справочника. Для этого поля необходимо выбрать пользовательский справочник, из которого будут браться значения.
• Наборный справочник – это особый тип справочника, позволяющий хранить не одно значение из справочника, а несколько значений

Рис. 11. Окно редактора типов документов.

Окно разделено на 3 раздела:

1. Типы документов
2. Поля
3. Связь с группой атрибутов
4. Дополнительные настройки полей

В окне типов документов можно добавить новый тип документов, переименовать тип документов или удалить тип с помощью кнопок «Обновить», «Добавить тип документа», «Удалить тип документа», «Переименовать тип документа», «Копировать», «Передвинуть вверх», «Передвинуть вниз», «Изменить типа документа», «Изменить права доступа», «Привязать макет связи».

Окно полей документа отображает поля выбранного типа документов и позволяет добавлять новые поля, переименовывать, удалять поля и изменять порядок их следования в карточке. Также для полей можно изменять тип поля (кнопка «Сменить тип»).

В окне дополнительных настроек поля можно установить дополнительные условия на выбранное поле, которые будут проверяться при вводе атрибутов документа. Также в этом окне можно ввести комментарий, который будет высвечиваться при наведении курсора на название поля в карточке документа.

В окне связи с группой атрибутов выводиться список прикрепленных к выбранному полю групп атрибутов. Также в этом окне можно создать (кнопка «Присоединить группу атрибутов») или удалить (кнопка «Отсоединить группу атрибутов») связь выбранного поля с группой атрибутов.

Для сохранения изменений необходимо нажать кнопку «Сохранить».

 

Окно пользовательских справочников

Данное окно (рис. 12) позволяет создавать и редактировать пользовательские справочники.

Пользовательские справочники используются в полях типа «Справочник» и «Наборный справочник» для описания таких атрибутов документов, которые имею ограниченное количество значений (например, ФИО подписавшего документ человека, Контрагент). При этом данные значения часто повторяются. Поэтому вместо того, чтобы каждый раз вбивать новое значение, легче выбирать это значение из списка (справочника).

Рис.12. Окно пользовательских справочников.

Окно разделено на 2 раздела:

1. Окно справочников
2. Окно значений справочников

Окно справочников позволяет добавлять новые справочники (кнопка «Добавить справочник» в нижней части окна), удалять(кнопка «Удалить справочник») или переименовывать (кнопка «Переименовать справочник») уже имеющиеся справочники.

Окно значений справочников позволяет добавлять новые значения выбранного справочника (кнопка «Добавить значение справочника»), удалять выбранное значение (кнопка «Удалить значение») или изменять (кнопка «Переименовать значение») уже имеющиеся значения выбранного справочника.

Возврат в редактор типов документа осуществляется нажатием кнопки «Возврат».

 

Окно групп атрибутов

Что такое группы атрибутов?

Так как в поиске и отчётах участвуют документы различных типов, набор атрибутов которых может отличаться, сначала надо указать соответствие атрибутов из различных типов документов, имеющих общую сущность (общий смысл).

Для установления такой связи между атрибутами различных типов существуют группы атрибутов.

Принцип действия группы атрибутов следующий.

Группа (например ярлык «Дата входящая») присоединяется к каждому атрибуту всех типов документов, имеющему схожую сущность (в нашем случае атрибуты, предназначенные для хранения дат поступления документов).

Поиск по группам атрибутов позволяет производить поиск документов сразу среди всех типов документов по однотипным атрибутам. Например, произвести поиск всех документов всех типов, дата которых находится в интервалах от 01.01.06 до 31.12.06.

Для ввода новой группы атрибутов или изменения уже имеющейся необходимо выбрать вкладку «Группы атрибутов», находящуюся вверху окна редактора полей, показанного на рис. 13.

Рис.13. Окно групп атрибутов.

В нижней части окна имеются кнопки «Добавить группу атрибутов», «Удалить», «Переименовать группу атрибутов».

При создании группы атрибутов нужно будет ввести имя группы и тип группы атрибутов.

Связывание групп атрибутов с полями типов документов

Связывание полей с ярлыками осуществляется в редакторе поле редактора типов документов (рис. 14).

Рис.14. Связывание групп атрибутов с полями типов документов.

Справа от редактора полей есть окно, позволяющее к выбранному полю присоединить одну или несколько ранее введённых групп атрибутов.

Для присоединения поля типа документа с группой атрибутов ярлыка надо выбрать необходимое поле и нажать кнопку «Присоединить группу атрибутов» внизу окна со списком групп атрибутов. В появившемся окне необходимо выбрать имеющиеся группы атрибутов соответствующего типа.

У каждой группы атрибутов кроме имени есть также тип группы. Поэтому к полям можно присоединять только группы с таким же типом.

На рисунке показано, что к полю «Номер» присоединен ярлык «Номер документа».

Для правильной выборки документов необходимо для всех типов (в которых такое поле есть) ко всем полям с номерами документов присоединить ярлык «Номер документа». И так по всем группам атрибутов.

Как правило, группы атрибутов заводятся по всем полям, которые будут участвовать в поиске и в формировании отчётов.