Системы электронных архивов: преимущества и варианты

Как известно, порядок необходим во всем. Особенно если у вас хранится большой объем электронных материалов. Чем больше такая база данных, тем труднее в ней ориентироваться; необходима систематизация и каталогизация, инструменты поиска и доступа, средства обеспечения надежности и безопасности. Все эти функции сегодня выполняют  системы электронных архивов, – специальное программное обеспечение, позволяющее упорядочить и продуктивно эксплуатировать накопленные объемы данных.

Тексты, фотографии, картины, чертежи, аудио- и видеоматериалы, книги — оцифровке поддается практически любой вид архива, за исключением разве что музейных экспонатов (впрочем, с них при помощи лазерных 3D-сканеров уже успешно снимаются точные объемные копии, которые в ближайшем будущем можно будет материализовать на 3D-принтерах). Стоит ли говорить о колоссальной, непредставимой экономии места, об удобстве поиска и доступа? Конечно, зачастую без физических оригиналов не обойтись: к примеру, если речь идет о каких-либо товарах, предлагаемых интернет-магазином. Однако и тут электронная библиотека облегчит ваш труд: полный каталог товаров, включающий все необходимые описания, комментарии, штрих-коды – легко вносится в информационную систему, исключающую хаос и непроизводительные траты времени.

Как это делается?

На заре информационных технологий программисты-энтузиасты пытались обеспечить первые частные предприятия самодельными СУБД (системы управления базами данных), однако эта практика не получила, да и не могла получить сколько-нибудь серьезного распространения. Программное обеспечение такого рода разрабатывается профессиональными компаниями, отлаживается, обновляется и совершенствуется не один год. Для оцифровки больших массивов бумажной документации необходимо промышленное оборудование. Кроме того, без специальных знаний, навыков и опыта практически невозможно создать и настроить работоспособную структуру хранения данных, систему регламентирования и разграничения доступа и мн.др.

Поэтому единственный разумный вариант — обратиться к профессиональным разработчикам и поставщикам таких услуг, как потоковое сканирование, установка и адаптация информационной системы к специфике предприятия, первоначальный ввод данных и пр. Этот путь быстрее, надежней и на порядок эффективней. В частности, мы предлагаем полный спектр услуг по установке и сопровождению системы электронных архивов E-Arch, – по многим оценкам, одной из наиболее мощных и гибких систем на сегодняшнем рынке, – разработчиком и правообладателем которой является наша компания.

Преимущества E-Arch

Наша система цифрового архивирования внедрена на многих крупных государственных и частных предприятиях, где успешно эксплуатируются ее огромные возможности. Особенно важен для заказчиков тот факт, что мы берем на себя все работы по оцифровке материалов любого формата, качества, вида и степени сохранности; при необходимости осуществляем штрих-кодирование; устанавливаем и настраиваем программное обеспечение; вносим в систему все электронные данные с необходимыми для поиска атрибутами. Вам решать, кто, когда, с какой целью и в каком объеме будет допускаться к работе с электронным архивом или библиотекой, должна ли быть система локальной или подразумевается доступ через Интернет, будет ли этот доступ платным или свободным, и т.д.

Когда система создана, наполнена и запущена в эксплуатацию, следует этап короткого обучения. Интерфейс наших библиотек прост, интуитивно понятен и легко настраивается под конкретного пользователя; специалистам E-Arch не составит никакого труда объяснить вам и вашим сотрудникам принципы работы с системой и/или ответить на любые возникающие в этой связи вопросы. Обеспечивается также развитая техническая поддержка программного продукта.