Расчёт эффекта внедрения электронного архива документов

Электронный документооборот имеет ряд очевидных преимуществ. Можно ли выразить их в числах, т.е. прокалькулировать экономический эффект, полученный от перехода на «цифровой архив»?

Универсального расчётного алгоритма нет, т.к. параметры, подлежащие учету в каждой конкретной ситуации, слишком многочисленны и разнообразны. Ниже содержится  пример того, как был вычислен эффект от реализованного проекта.

Исходные данные:

Объект:	Небольшое производственное предприятие
Численность предприятия:	Около 100 человек
Тип электронного архива:	Цифровой архив эксплуатационной документации
Количество пользователей E-Arch:	20 пользователей, занимающихся эксплуатацией оборудования.

В ходе предпроектного исследования мы выяснили, что на поиск нужных документов эксплуатирующий персонал затрачивает, в среднем, 6-8% рабочего времени.

Результат произведенного хронометража показал, что внедрение электронного архива документов E-Arch позволило сократить это время вдвое.

Таким образом, мы получаем экономию рабочего времени сотрудников на 3-4%.

Документами в цифровом виде на предприятии в среднем пользуются 20 человек. Нетрудно подсчитать, что за год высвобождается  до 60-80 рабочих часов / человека, что составляет 1200 — 1600 рабочих часов на всех 20 сотрудников.

Эти выводы можно получить из следующей формулы:

Количество высвободившихся рабочих часов = (Количество рабочих часов в году)*(экономия в процентах)/100

При рациональном перераспределении сэкономленного рабочего времени оно затрачивается на выполнение других производственных функций и операций, что позволяет меньшим количеством сотрудников выполнять больший объём работ.  Именно этот прирост эффективности труда является чистой выгодой предприятия.

Стоимость часа работы одного сотрудника на конкретном предприятии составляла 400 руб. и включала заработную плату (средний оклад 38 000 руб.), налоги, затраты на размещение и прочие административные расходы.

Умножив стоимость часа работы (400 руб.) на высвободившееся время (1200-1600 часов), получаем оценку экономической выгоды от внедрения электронного архива документов: 480 000 — 640 000 рублей в год.

С учетом того, что на закупку E-Arch Enterprise 20, установку, обучение персонала, перевод документации в цифровой вид (20 000 листов) и их загрузку в систему было потрачено около 460 000 руб., нетрудно получить срок окупаемости: 9-12 месяцев.

Заметим, что этот эффект достигается только экономией времени, непосредственно затрачиваемого на поиск; если же учесть ряд дополнительных эффектов от внедрения (психологических, эргономических и пр.), выгода является более очевидной.

Расчёт, указанный выше, дает лишь грубую, приближенную оценку. Экономический эффект зависит от многих факторов: типа архива, типа документов, степени вовлечённости работников в работу с документами, уровня организации труда, стоимости человеческих ресурсов и т.д..

Вывод: оценка срока окупаемости будет варьировать от 5 месяцев до 1,5 лет, что является достойным экономическим показателем.