Повышение производительности внесения информации в электронный архив документов

Анализируя основные факторы, тормозящие внедрение  электронных архивов, мы пришли к следующим выводам. Эффективное использование хранилища возможно лишь при условии, что он включает ВЕСЬ накопленный организацией документальный массив. Незавершенность электронной базы, частичное введение документации в ряде случаев оказывается еще хуже, чем полное его отсутствие. Поэтому оцифровка и внесение имеющихся бумаг, а также инструктаж персонала, должны осуществляться по возможности быстро и единовременно.

Как правило, именно затягивание процесса первоначального ввода обусловливает львиную долю всех непроизводительных затрат по внедрению архива на предприятии.

Чем меньше времени пользователь тратит на внесение одного файла, тем меньше эти затраты. В этом заинтересованы, в том числе, и мы – как поставщики продукта, – поскольку электронный архив E-Arch поставляется в виде комплексного решения, включающего участие наших специалистов в первичном вводе.

Ниже приведены основные подходы к решению проблемы.

Правила быстрого ввода документов

Анализируя свой многолетний  опыт создания и  внедрения электронных баз, мы выработали следующие «правила быстрого ввода»:

1. Весь процесс ввода нужно по возможности разбивать на отдельные операции, каждую из которых желательно поручить отдельному сотруднику. Основные операции при первичном вводе:
   1. подготовка бумаг к сканированию;
   2. сканирование;
   3. загрузка сканов в архив и их атрибутивное описание;
   4. организация связей между документами.

Данная рекомендация основана на эргономических принципах: давно известно, что продуктивность человека выше при выполнении большего количество операций, состоящих из меньшего количества действий, чем при осуществлении меньшего количества операций, требующих от работника многочисленных действий.

2. При внедрении отсканированного материала пользователь должен совершать минимальное количество действий.
3. Всё, что можно заполнить автоматически, – нужно заполнять автоматически.

В соответствии с этими правилами, мы реализовали в E-Arch специальные вспомогательные функции.

Встроенные функции E-Arch, ускоряющие внесение документов в базу

1. Настраиваемый интерфейс

Интерфейс E-Arch разработан таким образом, чтобы пользователь мог максимально подстроить его под конкретную задачу, выполнением которой он в данный момент занимается.

Например, для ввода документов интерфейс настраивается так, чтобы на экране оставались лишь реально необходимые элементы управления, а именно карточка файла, список прикрепленных файлов  и окно предпросмотра.

Таким образом, при внесении информации минимизируются число отвлекающих элементов, выбор необходимых кнопок и, соответственно, количество совершаемых пользователем действий.

2. Пакетная загрузка файлов.

Данная функция позволяет загрузить все файлы из выбранной на вашем локальном диске папки в выбранный раздел электронного архива. При этом для каждого файла будет создана отдельная карточка; если же выбрана опция “Присоединить все файлы к одному документу”, все файлы будут прикреплены к одной карточке. Также здесь можно заранее определить тип создаваемых электронных документов.

3. Быстрый ввод нового документа

При нажатии кнопки “Быстрый ввод нового документа” пропускаются диалоги выбора типа и имени, и сразу появляется диалог его загрузки.  Это функция позволяет реализовать следующую последовательность ввода:

• все бумаги сканируются в одну папку на компьютере;
• с помощью данной кнопки выбирается первый файл из папки, в результате чего появляется карточка без определенного типа, но с прикрепленным файлом;
• просмотрев присоединенный документ, пользователь задает его тип и вводит атрибуты.

Такая последовательность действий является, по нашему мнению, оптимальной при внесении предварительно отсканированных бумаг. Также облегчает работу включение режима “Файл в отработанное”, который после присоединения файла к карточке перемещает исходный файл в папку «Обработанное».

Таким образом, при последовательном добавлении можно всегда выбирать первый находящийся в папке файл, – и автоматический процесс продолжится до тех пор, пока в папке не останется ни одного файла и все они будут перемещены в подкаталог «Отработанное», созданный в исходной папке.

4. Использование буфера обмена

У наших клиентов при потоковом вводе часто возникает ситуация, когда в обрабатываемой партии частично совпадают атрибуты – например, «Дата» и «Контрагент». В этом случае можно применить режим удержания атрибутов в оперативной памяти (кнопка “Включить буферизацию документа”)  и отметить те  поля карточки, которые будут повторяться.

После этого при создании нового документа этого типа, поля «Дата» и «Контрагент» будут заполняться автоматически из того документа, который был выбран при включении буфера.

5. Мы не используем функцию сканирования прямо из интерфейса системы E-Arch.

Во-первых, потому, что при web-реализации системы это сделать затруднительно. Во-вторых, на данный момент большинство сканеров поставляется в комплекте с очень удобными утилитами управления процессом сканирования, позволяющими организовать потоковую обработку, и любые внешние процедуры становятся нецелесообразными, лишними при применении этих высокоэффективных и скоростных фирменные утилит. Мы советуем своим клиентам осуществлять ввод партиями. Сначала каждая партия бумаг сканируется с помощью программ из комплектации сканера, затем полученные образы вводятся в электронный архив.

---

В данной статье перечислены лишь основные, базовые приемы повышения производительности труда пользователей при вводе документов. Мы надеемся, что эта информация окажется для вас полезной и ещё раз продемонстрирует постоянное совершенствование нашего продукта. Мы настойчиво и небезуспешно стремимся сделать E-Arch лучшим инструментом для решения задач, связанных с созданием и ведением электронных архивов.