Основные трудности при создании электронного архива

В последние годы электронное хранение документов, электронное делопроизводство и документооборот становятся стандартом для бизнеса, инжиниринга, государственного менеджмента. Астрономические объемы накопленных за долгие годы бумажных материалов ежегодно оцифровываются на крупных предприятиях различной формы собственности, в учреждениях и библиотеках. Однако, создать эффективный и работоспособный электронный архив — задача совсем не простая, и ее решение сопряжено с целым рядом сложностей, наиболее общими и типичными из которых являются три проблемы. Необходимо:

• преобразовать все бумажные документы в электронную (цифровую) форму;
• ввести и систематизировать их в специальном программном обеспечении, адаптировать ПО к специфике собственного предприятия;
• обучить персонал.

Оцифровка документов

Перевод документов в цифровой формат чаще всего производится путем сканирования, причем в тех случаях, когда речь идет о больших объемах документации, производительность обычных офисных планшетных сканеров оказывается совершенно недостаточной. Поэтому при создании системы электронных архивов применяется специальное оборудование промышленного класса: протяжные скоростные документные сканеры, крупноформатные сканеры, а также т.н. планетарные сканеры. Перед тем, как начинать сканирование, необходимо рассортировать документы по размеру и произвести тщательную экспертизу их ценности и качества, которая осуществляется вручную и занимает немало времени.

Настройка специального программного обеспечения

Создать современный архив электронных документов без использования специализированного программного обеспечения практически невозможно. Лучшее ПО, применяемое для этого, – например, отечественная разработка E-Arch, – имеет множество функциональных возможностей и позволяет хранить данные любого формата, искать необходимые документы по нескольким параметрам, размножать и печатать файлы, производить резервное копирование, импортировать файлы из других информационных систем и т. д. E-Arch удобен в работе и интуитивно понятен для пользователя, однако в действительности является сложнейшим программным комплексом, поэтому его настройкой и адаптацией должны заниматься только профессионалы, способные разобраться во всех технических нюансах и учесть все пожелания заказчика (в идеале такими специалистами должны быть сотрудники компании-разработчика).

Обучение персонала

Любой электронный архив эффективен и рентабелен тогда, когда с ним работает обученный и подготовленный персонал. Серьезный производитель такого ПО не только сопровождает свои продукты подробным их описанием, не только предоставляет клиенту исчерпывающие руководства по эксплуатации, но и производит обучение тех сотрудников, которые будут им пользоваться; кроме того, заключается отдельное соглашение о технической поддержке и помощи.