Сделайте шаг в будущее с E-Аrch

Как известно, письменность возникла примерно пять тысяч лет назад, но мы до сих пор пользуемся физическими носителями информации, – несмотря на их ненадежность, недолговечность (если говорить не о камне, а о бумаге), габаритность и трудоемкость заполнения. Однако, современные реалии все более настойчиво диктуют свои требования к хранению информации: емкость, надежность, компактность хранилищ, скорость доступа, защита конфиденциальности и пр. Электронные носители информации, сохраняя все достоинства «бумажных» архивов, имеют перед последними ряд неоценимых преимуществ. В развитых странах практически все предприятия и организации, независимо от формы собственности, специфики и масштаба деятельности, уже перешли (или быстрыми темпами завершают переход) на электронный документооборот, электронную архивацию и делопроизводство.

Объединить всю документацию в едином электронном архиве, надежном и удобном, – эту задачу пытались решить не раз. Однако, требуется весьма специфическое программное обеспечение, тщательное продуманное, разработанное, отлаженное и апробированное в реальном использовании. На отечественном рынке в течение многих лет лидирует разработка компании «Редокс» – электронный архив технической документации E-Аrch. Больше не нужно хранить тонны бумаги и тратить многие часы рабочего времени на поиск или заполнение бесчисленных документов.

Актуальность электронных архивов

Современную сферу деловых отношений трудно представить без интернета, электронно-сетевого информационного обмена и, соответственно, вместительных накопителей информации, где порой содержатся гигабайты и терабайты различных архивных файлов, более или менее рассортированных по папкам и логическим дискам. Однако простого перевода всей документации в электронную форму недостаточно – при большом количестве хранимых материалов это мало чем отличается от «бумажного хаоса». Единственным разумным и кардинальным решением является систематизация и объединение документов в электронный архив. Электронная база технической документации E-Аrch обеспечивает надежное защищенное хранение оцифрованных оригиналов, многопользовательский доступ к копиям, быстрый поиск, разветвленную каталогизацию. Важно отметить, что структура архива E-Аrch разрабатывается и настраивается под специфику конкретного предприятия.

Безопасность хранения информации

Бумажная документация может сгореть, промокнуть, её могут украсть, потерять или залить офисным кофе. Электронный архив полностью исключает порчу документов или несанкционированный доступ к ним: информация хранится в зашифрованном виде, а доступ регламентируется и разграничивается по техническому заданию заказчика.

Компактность электронных носителей

Многоэтажные или многокомнатные архивы со штатом обслуживающего их персонала, поиск пропавших или кем-то не возвращенных материалов – все это постепенно становится достоянием истории. Электронный архив, при его неограниченной емкости и возможности практически вечного хранения, требует лишь места на рабочем столе, чтобы поставить ноутбук или десктопный компьютер. Доступ к архивному фонду полноправный пользователь получить из любой точки земного шара, где есть выход во Всемирную паутину.

Экологичность хранения информации в электронном виде

За один год человечество расходует 400 миллионов тонн бумаги, свыше 75% которой затем сжигается. Переход на электронные носители информации позволит сохранить природные ресурсы (прежде всего, леса) для наших детей и внуков.

Вывод очевиден

Создание электронного архива технической документации – дело непростое, требующее профессиональной командной работы, промышленного оборудования и развитого технологического процесса. И все-таки альтернативы на сегодняшний день уже практически нет. Очень важно правильно выбрать поставщика этих узкоспециальных услуг (сканирование, систематизация, первичный ввод информации), а также разработчика наиболее производительного, надежного, удобного программного обеспечения. Информационная архивная система E-Аrch, как доказано многолетним опытом успешного внедрения, справляется с задачами любой сложности.