Электронный технический архив в современной организации

В прошлом веке внедрение передовых инженерных технологий ещё могло надолго обеспечить лидерство на рынке. Но сегодня побеждает тот, кто быстрей и эффективней получает, обрабатывает, использует информацию. Наиболее прозорливые (и потому успешные) руководители используют современные способы архивирования. Единственной разумной альтернативой привычным стеллажам и полкам сегодня является электронный технический архив.

Электронный архив документов организации представляет собой систему управления базой данных. В свою очередь, база содержит всю информацию предприятия – актуальные документы и материалы прошлых периодов. Фактически, это информационная сеть, позволяющая работать с документами, не изымая их из хранилища. Файлы отсканированных документов размещаются в системе в виде иерархического, чётко структурированного «дерева», что позволяет производить мгновенный поиск данных по заданным атрибутам (дата, тип документа, актуальность, ответственные лица и др.). Электронный документооборот делает работу любой организации, независимо от её масштаба и формы собственности, значительно более оперативной; доступ к данным – практически мгновенным и в то же время избирательным (разграничение прав доступа в зависимости от уровня должностной ответственности); информационный обмен – контролируемым и точным. Техническая и документальная информация при таком подходе всегда остаётся сохранной, достоверной и, в полном смысле слова, рабочей.

Всю документацию на предприятии можно условно разделить на две группы:

1. Документы организационного характера (приказ, наряд, поручение), которые имеют силу лишь в течение определённого периода и после выполнения дезактуализируются;
2. Документы, регулирующие работу организации и актуальные постоянно (нормативы, должностные инструкции, техническая документация). Частое использование таких материалов является неотъемлемой частью любого производственного процесса или деловой активности.

Первая группа документов представляет собой архив, где в хронологическом порядке размещаются достоверные сведения обо всех документированных событиях. Основное назначение такого архива – хранение и защита информации. В определённых ситуациях может возникнуть необходимость в этих материалах, но такая вероятность относительно низка (например, ретроспективная проверка со стороны контролирующих органов, претензии партнёров, трудовые споры).

Вторая часть документооборота находится в постоянном активном пользовании и представляет собой электронный технический архив, содержащий полную техническую документацию на всю выпускаемую продукцию – как серийную, так и снятую с производства или, наоборот, находящуюся в стадии разработки. Оперативный модуль электронного архива документов организации эффективно решает ряд задач:

• удобный одновременный доступ неограниченного числа сотрудников к технической документации (при индивидуальной работе и коллективном проектировании);
• быстрый поиск нужного материала по заданным его атрибутам;
• разграничение прав доступа и конфиденциальность информации (в том числе надежная защита от промышленного шпионажа и/или несанкционированного доступа);
• ограниченные и четко определенные права на внесение изменений (для технической документации, находящейся в процессе разработки);
• централизованное хранение всей документации с регистрацией каждого запроса и возможностью ограничить часы доступа, что затрудняет выполнение сотрудниками «левых работ» или передачи значимой информации третьим сторонам;
• сохранность оригинальных бумажных документов.

Создание электронного архива документов – достаточно сложный процесс. Переход к электронному документообороту и дальнейшее функционирование системы требует определенного технического и организационного обеспечения:

• оборудование для преобразования документов в цифровой формат (сканеры);
• локальная компьютерная сеть как канал внутреннего информационного обмена, доступ к сети Internet для обмена внешнего;
• локации хранения электронной документации (сервер, съемные носители);
• средства тиражирования (при необходимости) копий документов;
• собственно программный пакет, обеспечивающий загрузку, выгрузку, хранение, обработку, анализ и передачу информации внутри сети (например, программа E-Arch).

Здесь стоит отметить, что электронный технический архив в большинстве случаев наполняется обширной графической информацией, представленной, как правило, крупными форматами (чертежи, схемы, таблицы, графики). Кроме того, техническая документация при переводе в цифровой формат и/или при тиражировании должна сохранять соответствие жестким стандартам качества, т.е. быть аутентичной копией оригинала. Обычно это требует закупки дорогостоящего спецоборудования, что является рентабельным далеко не для каждого предприятия. Учитывая это, организация-разработчик, осуществляющая создание электронного архива документов, предоставляет услуги профессионального сканирования, а также берёт на себя организацию надежного сервера – хранилища оцифрованной информации.

Стоит отметить, что электронный технический архив не только оптимизирует доступ и обмен информацией в организации, но и решает вопрос архивного хранения как такового. Поскольку электронный документооборот на порядки сокращает число обращений к бумажным оригиналам, предприятию целесообразней арендовать удалённое хранилище, чем отдавать под архив производственные площади или офисные помещения.

Электронные архивы и другие формы электронного документооборота ускоренными темпами вытесняют бумажное делопроизводство; этот процесс уже приобрел глобальный характер. Однако едва ли он завершится в ближайшем будущем. На сегодняшний день, как показывает мировая и отечественная практика, наиболее эффективным решением является симбиоз электронного и бумажного документооборота.