Хранение электронных документов — основные трудности и пути их преодоления

Несмотря на то, что хранение электронных документов является гораздо более удобным и эффективным, чем архивация бумажных, существуют и некоторые трудности, с которыми пользователи сталкиваются при переводе документации в электронную форму. Основной из них является  риск «нечитаемости» информации, сохраненной на электронных носителях (жестком диске персонального компьютера, CD или DVD дисках, флеш-накопителе), вследствие:

• неправильной эксплуатации или хранения носителя, что вызывает его быстрый износ или повреждение;
• уничтожения носителя без возможности восстановления информации;
• морального устаревания как самого носителя, так и оборудования для просмотра электронных документов;
• несовместимости носителя или формата электронных документов с доступным оборудованием или программным обеспечением;
• повсеместного перехода на другие форматы электронных документов и, как следствие, необходимость приобретения нового оборудования и программного обеспечения.

Хранение электронных документов в системе электронного архива E-Arch позволит свести к нулю риск потери информации по причине ее нечитаемости, так как:

• оригиналы электронных документов хранятся на удаленном сервере, то есть доступны с любого компьютера или мобильного устройства — достаточно иметь веб-адрес сервера и необходимые идентификационные данные пользователя;
• пользователи получают для просмотра и работы электронные копии документа; оригинал же остается недоступным для редактирования и, соответственно, неизменным;
• регулярно осуществляется резервное копирование не только оригинала, но и всех версий измененной электронной копии.