Хранение электронных документов — основные трудности и пути их преодоления
28.10.2013
Несмотря на то, что
хранение электронных документов является гораздо более удобным и эффективным, чем архивация бумажных, существуют и некоторые трудности, с которыми пользователи сталкиваются при переводе документации в электронную форму. Основной из них является риск «нечитаемости» информации, сохраненной на электронных носителях (жестком диске персонального компьютера, CD или DVD дисках, флеш-накопителе), вследствие:
- неправильной эксплуатации или хранения носителя, что вызывает его быстрый износ или повреждение;
- уничтожения носителя без возможности восстановления информации;
- морального устаревания как самого носителя, так и оборудования для просмотра электронных документов;
- несовместимости носителя или формата электронных документов с доступным оборудованием или программным обеспечением;
- повсеместного перехода на другие форматы электронных документов и, как следствие, необходимость приобретения нового оборудования и программного обеспечения.

программа электронного документооборота
Хранение электронных документов в системе электронного архива E-Arch позволит свести к нулю риск потери информации по причине ее нечитаемости, так как:
- оригиналы электронных документов хранятся на удаленном сервере, то есть доступны с любого компьютера или мобильного устройства — достаточно иметь веб-адрес сервера и необходимые идентификационные данные пользователя;
- пользователи получают для просмотра и работы электронные копии документа; оригинал же остается недоступным для редактирования и, соответственно, неизменным;
- регулярно осуществляется резервное копирование не только оригинала, но и всех версий измененной электронной копии.