Специализированные и универсальные системы электронных архивов

Электронные архивы — современная форма хранения информации, естественным образом приходящая на смену обыкновенным, бумажным архивам. Преимущества IT-технологий в этой области настолько велики, что уже давно ни у кого не вызывают сомнений.

• Электронный архив универсален. Системы электронных архивов позволяют сколь угодно долго хранить в неизменном виде документацию любого объема, типа, размера, формата, – будь то бухгалтерские, юридические, кадровые или любые другие документы, фото-, видео- или аудиоматериалы, книги, журналы и пр. Любой архивный фонд может быть оцифрован, систематизирован и компактно сохранен как единая электронная база данных.
• Удобный поиск. Вместо того, чтобы искать и пересматривать десятки и сотни бумажных документов (такой поиск в обычном архиве занимает часы, а то и дни), достаточно воспользоваться встроенными инструментами поиска, которые ту же самую (а также гораздо более сложную) поисковую задачу выполнят за несколько секунд. Система электронных архивов индексирует содержимое хранимых документов и моментально отбирает все соответствующие запросу материалы.
• Возможность четко определить структуру хранения данных, параметры их каталогизации. Под нужды конкретного предприятия оптимизируется структура баз данных, т.е. набор атрибутов для каждого файла, позволяющий отнести его к одной или одновременно к нескольким рубрикам.
• Полная безопасность. Хранить документы в электронном виде неизмеримо надежнее, чем в бумажном. Цифровые данные не подвержены ни старению, ни износу от частого употребления. Поскольку для работы пользователям предоставляются лишь копии электронных оригиналов, первоначальная версия документа остается неизменной. Ее нельзя «взять на руки и забыть вернуть». Вообще, при условии регулярного резервного копирования и независимого хранения информацию невозможно уничтожить ни случайно, ни умышленно. Кроме того, доступ к архиву может быть четко регламентирован и разграничен.

Преимущества универсальных архивов

Одной из наиболее удачных реализаций системы электронных архивов является отечественный программный комплекс «E-Arch». Эта универсальная система, при низких стартовых затратах, минимальной стоимости обслуживания и скромных системных требованиях, позволяет создавать эффективные, надежные, удобные в работе архивы любой направленности, сложности и объема. Все бумажные носители информации сканируются, при необходимости штрих-кодируются, индексируются, – и заносятся в структурированную базу данных. После этого бумажная документация может понадобиться только в том случае, если продемонстрировать оригинал какого-либо документа потребуют «особо компетентные» государственные органы (напр., в ходе проверки). Во всех остальных случаях работа ведется за компьютером – с архивными файлами, удобными для изучения, редактирования, электронной рассылки, распечатки и пр.

Специализированные архивы

Существует немало типовых ситуаций, когда необходимо организовать хранение документов. Чаще всего с большими архивами приходится иметь дело канцеляриям, отделам кадров, отделениям или филиалам банков, проектным компаниям, бухгалтериям, библиотекам. Для учета специфики деятельности таких предприятий, или же для различных участков одного и того же предприятия – предлагаются типовые решения. В рамках пакета «E-Arch» присутствуют функциональные модули, которые разработаны специально под тот или иной тип хранимых документов. Это позволяет в кратчайшие сроки создать, наполнить и ввести в эксплуатацию электронный архив на конкретном предприятии.