В чём польза электронного архива документов
Нам часто задают вопрос об эффекте внедрения электронного архива документов на предприятиях. В этой статье мы поделимся наблюдениями и исследованиями по данному вопросу.Время
Основной эффект от внедрения – это Время:- время, которое освобождается у сотрудников на основную деятельность;
- время, которое освобождается у руководства при принятии решений;
- время, которого не хватает при чрезвычайных ситуациях.
Только задумайтесь – как часто вы ищете документы, находящиеся в бумажном архиве или в другом отделе, и сколько времени при этом теряете.
Стоит вспомнить, что поиск документов «разрывает» рабочий процесс – необходимо позвонить, пойти в другой отдел, где могут задержать несущественными разговорами. Паузы в рабочем процессе ведут к потере концентрации, что затрудняет возобновление эффективной деятельности. В результате – рабочий день пролетел, а запланированный результат не достигнут.Наши исследования проблемы потери времени на поиск документов показывают: в зависимости от рода деятельности сотрудников, затраты могут достигать 25-30%. В среднем, для обычной организации мы оцениваем потери на поиск документов в 6%-10%.
Теперь возьмите 6% от фонда оплаты труда, — и увидите, какие это огромные потери. Особенно ощутимы они в период экономических кризисов и нестабильности, когда повышение эффективности работы сотрудников и сокращение излишних затрат являются основной задачей предприятий.Электронное хранилище E-Arch позволит сохранить время для выполнения прямых обязанностей и получить быстрый эффект от оптимизации производственного процесса.
Контроль
В большинстве организаций документы не имеют единого места хранения – они находятся на руках у сотрудников, в архивах предприятия или отдела.Файлы передаются другим сотрудникам, пересылаются по электронной почте, ксерокопируются. Всё это происходит, как правило, бесконтрольно.
Большинство организаций не считают это проблемой, но лишь до того момента, когда произойдет утечка конфиденциальной информации, пропажа важного документа или несанкционированный внешний доступ к документам.
Размеры ущерба порой на порядок превосходят затраты на покупку и внедрение электронного архива.
Решение данной проблемы — электронный архив документов, который позволит организовать единое централизованное хранилище с разграничением доступа к документации.Безопасность
В большинстве организаций локальная сеть содержит общие папки, посредством которых происходит обмен документами между сотрудниками. Как правило, доступ к этим папкам не особо регламентируется, а файлы, предназначенные только для передачи, потом остаются там годами.
Таким образом, злоумышленник сможет, проникнув в компьютерную сеть, получить доступ к внутренней коммерческой информации и использовать её в своих целях.
Также стоит отметить такой аспект, как физическая сохранность документов. Потеря части бумажных или электронных документов может нанести ущерб организации или полностью блокировать ее деятельность.
Создавая электронное хранилище документов своей организации, вы делаете резервную копию всех документов и страхуете себя от потери важной информации.