ПОИСК ДОКУМЕНТОВ

Электронный архив позволяет делать разнообразные поисковые выборки документов.

Система поиска позволяет осуществлять общий поиск, поиск по атрибутам документов определённого типа, поиск по группам атрибутов.

Для осуществления поиска сначала необходимо открыть окно настройки параметров поиска, нажав на кнопку «Поиск» в главном окне программы. Откроется окно поиска документов, показанное на рис. 22.

Рис. 22. Окно поиска документов.

Окно разделено на две части:

1. Настройки общего поиска документов по всем типам документов.
2. Настройки поиска по полям документов определенного типа и по группам атрибутов.

Для каждого типа поиска есть свои кнопки «Искать» и «Сохранить».

Для выхода из окна поиска документов необходимо нажать кнопку «Возврат».

В общем поиске можно вести поиск строки по:

• разделам структуры документов
• имени документов
• типу документов
• имени файла
• извлечённому из файла тексту
• карточке документа
• полю «Длинный текст»

Также можно искать:

• все документы без жёсткой связи
• все документы с незаданным типом
• все документы без присоединённых файлов

В поиске по полям документов определённого типа, сначала в левой части окна выбирается тип документа. После этого в правой части окна выводятся все поля атрибутов данного типа документов с возможностью ввода условий поиска.

При поиске по группам документов необходимо сначала выбрать пункт «По группам атрибутов», а потом в правой части окна ввести условия на значения конкретной группы атрибутов.

Также имеются дополнительные параметры и настройки поиска:

«Искать в найденном»

По умолчанию если в данном пункте не стоит галочка, то поиск будет производиться по всем документам электронного архива.

Если же галочка стоит, то поиск будет производиться лишь среди тех документов, которые в данный момент отображены в списке документов. А в этом списке могут находиться либо документы, находящиеся в выбранном разделе структуры документов, либо документы, полученные в результате поиска.

Таким образом, устанавливая эту галочку, можно итеративно сужать результат поиска.

«Искать все слова»

Данный пункт влияет на поиск в том случае если в строке для поиска введено не одно слово, а сразу несколько.

Если данный пункт выбран, то будут искаться документы, где есть совпадение каждого слова из строки для поиска. Иначе будут искаться те документы, где есть совпадение хотя бы с одним из слов в строке для поиска.

«Целое слово»

Данный пункт вводит условие на поиск всего слова целиком, а не отдельной части слова как установлено по умолчанию.

«Не соответствует»

Данный пункт задаёт отрицание любого введённого условия.

«Объединение условий И-ИЛИ»

Этот переключатель позволяет выбирать один из двух режимов объединения условий для поиска.

Действует при задании критериев поиска сразу по нескольким полям в поиске по полям конкретного типа документа, по любым полям конкретного типа и по группам атрибутов.

Если переключатель установлен в положении «И», то при задании критериев поиска сразу по двум и более полям необходимо, чтобы выполнялись сразу все. Если же переключатель установлен в положении «ИЛИ», то необходимо, чтобы выполнялся хотя бы один из критериев.

 

Правила задания критериев поиска

Общий поиск (верхняя часть окна)

В данном поиске слово, введённое в строке «Слова для поиска», ищется среди перечисленных ниже элементов:

• разделы структуры документов
• имена документов
• типы документов
• имена файла
• извлечённый из файла текст
• карточки документов
• поле «Длинный текст»

Поиск по полям документов определённого типа (средняя часть окна)

В данном поиске надо сначала выбрать в левой части окна тип документов, среди которых необходимо производить поиск. В правой части появятся поля для задания критериев поиска. Можно указать критерии поиска сразу для нескольких полей документов. В этом случае будут искаться документы, удовлетворяющие всем или хотя бы одному (в зависимости от положения переключателя «И-ИЛИ») критериям сразу.

Поиск по группам атрибутов

В отличие от предыдущего типа поиска данный поиск производится среди всех типов документов по полям, которые присоединены к той или иной группе атрибутов. Например, для поиска документов с определённой датой, включая различные типы документов (приказы, распоряжения, письма и т. д.). Для того чтобы данный поиск правильно работал, необходимо совпадающие по смыслу поля различных типов документов связать с одними и теми же группами атрибутов.

Например, поле «Дата» из типа документа «Приказ», поле «Дата» из типа документа «Распоряжение», поле «Дата» из типа документа «Письма» связать с одной и той же группой атрибутов «Дата».

Тогда при поиске по группе атрибутов «Дата» будут искаться документы и в приказах, и в письмах, и в распоряжениях.

Составление критериев поиска для полей различных типов

В поле типа «Дата» можно задавать как условия типа «дата должна быть меньше или больше определённой даты», так и «дата должна лежать в определённом интервале».

В поле типа «Текст» можно задавать как поиск определённого слова, так и нескольких фраз.

При поиске по фразам действуют следующие правила:

Если вводится строка из нескольких слов, разделённых пробелами, то ищется совпадение в документах хотя бы одного слова. То есть при задании в строке критериев словосочетания: «приказ начислении зарплаты» будут искаться документы, которые в искомом поле имеют либо слово «приказ», либо «начислении», либо «зарплаты».

Если же необходимо, чтобы сразу все слова из словосочетания были в документе, необходимо заменить пробелы в словосочетании знаками «*». Например «приказ*начислении*зарплаты»:

 

Результаты поиска

После задания критериев поиска нужно нажать кнопку «Искать» после чего будет произведен поиск документов, результаты которого выводятся в списке документов главного окна (рис. 23).

Рис.23. Список документов после поиска.

Выбрав один из документов можно просмотреть карточку документа, а двойным нажатием мыши перейти в раздел классификатора, в котором находится выделенный документ.