Системы электронного архива как мощный инструмент оптимизации документооборота

Основная тенденция современного мира – постоянное повышение требований к скорости, точности, контролируемости доступа и обработки информации. Многие традиционные формы деловой активности безнадёжно устаревают, оказываясь неэффективными или заведомо провальными. На смену им приходят высокотехнологичные IT-разработки, ускоряющие деятельность в сотни раз и потому не имеющие альтернативы в условиях конкуренции. В полной мере это касается такого объёмного и важного компонента работы любого предприятия, как документооборот.

Во всех развитых странах происходит массовый переход на системы электронного архива; при этом максимальную эффективность обнаруживает такая организация работы, при которой перевод наиболее актуальной документации в электронную форму сочетается с оптимизацией архивного учёта бумажных носителей.

Создание электронного архива кардинально ускоряет производственные процессы, одновременно повышая качество документооборота. Мгновенный доступ к нужному файлу в компьютерной базе данных несопоставим с поисками в бумажном архиве. В ряде случаев программа «электронный архив документов» не только экономит рабочее время, но и позволяет существенно сократить штат.

Системы электронного архива призваны оптимизировать документооборот и в комплексе решают следующие задачи:

• поиск, просмотр, работа с информацией;
• классификация документов (по типу, дате, актуальности, партнёрам и пр.);
• задание иерархической значимости и подчинённости документации (архивный каталог может иметь вид дерева с разделением информации по уровням);
• надёжное, безопасное и неограниченно длительное хранение документов (резервное копирование позволяет восстановить из файла информацию при порче или утрате бумажного документа);
• обеспечение сохранности документов (работа с отсканированными версиями исключает износ бумажного оригинала);
• возможность совместной работы и разграничения прав доступа;
• настраиваемый поиск (по названию, дате, любому сочетанию реквизитов);
• эффективный обмен документированной информацией между сотрудниками;
• возможность распечатки, т. е. неограниченного тиражирования необходимых материалов;
• оперативное и чёткое администрирование (регистрация всех событий в базе архива, контроль актуальности и сроков, сведения об ответственных лицах и исполнителях, учёт преемственности и подчинённости документации).

Следует подчеркнуть: если предприятие ещё не перешло полностью на электронное делопроизводство, программа «электронный архив документов» не потребует отказа от традиционного бумажного документооборота. Однако работать с файлами документов значительно быстрей, удобней, выгодней: такая система существенно интенсифицирует внутреннее и партнерское взаимодействие предприятия.

Оптимальным решением для многих организаций является совмещение бумажного архива с сетевым документооборотом по принципу синхронности и аналогичности. При этом достоверность архивной информации обеспечивается запретом на внесение изменений в документ. Проще говоря, сколь бы полными ни были права доступа у сотрудника, изменить оригинал документа он не сможет – вся работа ведётся с файлом его копии.

Для обеспечения этого принципа система подразумевает хранение исходной информации лишь в двух локациях:

• исходники остаются в бумажном архиве;
• аутентичные отсканированные копии хранятся на удаленном защищённом сервере.

Создание электронного архива: основные преимущества

Как уже говорилось выше, концепция системы электронного архива достаточно нова, однако в последние годы она повсюду в мире уверенно становится стандартом. Это говорит, прежде всего, о том, что электронный документооборот экономически выгоден: высвобождается рабочее время сотрудников, оптимизируется взаимодействие внутри предприятия, обеспечивается гарантированная сохранность архивных данных, резко повышается эффективность и точность информационного обмена.

Создание электронного архива даёт следующие преимущества:

• Доступ к документам становится оперативным. Удобный поиск и быстрый доступ экономят рабочее время персонала всех уровней. Руководители, имеющие более широкие права доступа, при необходимости могут обратиться к электронным версиям документов в любое время суток и из любой точки мира.
• Надёжное хранение информации и возможность печати. Частое обращение к бумажному документу неизбежно приводит к его физическому износу, порою вплоть до неразборчивости обязательных реквизитов и, следовательно, утраты юридической силы. Цифровая версия оригинала позволяет создавать неограниченное число его копий – как в виде файлов, так и распечатанных на бумаге. Это не только сокращает число обращений к бумажному архиву и проводимое там время, но и экономит время и средства на копирование данных.
• Система обращения к документам организована так, что неограниченное число пользователей может одновременно работать с одним и тем же материалом и обмениваться информацией в цифровом виде. Это обеспечивает эффективное взаимодействие, точность и своевременность информационных потоков в организации.

При внедрении электронного архива максимально учитываются индивидуальные пожелания и специфика конкретного предприятия. Однако основные принципы отладочной настройки неизменны:

• сохранность и многоуровневая защита информации;
• разграничение прав доступа;
• высокопроизводительный системный подход к организации каталога документов;
• удобство поиска и передачи информации;
• надежный учёт архивных материалов, регистрация всех запросов;
• при необходимости – оптимизация работы с архивом бумажной