Программно-технический комплекс электронного архива документов. Выбор оптимального решения.

Если организация заинтересована в электронном архиве документов и стремится организовать по-настоящему эффективное его использование, покупки одного лишь программного пакета будет недостаточно. Максимальная производительность подразумевает наличие адекватных технических средств и некоторого дополнительного программного обеспечения (ПО).

В этой статье мы постараемся осветить основные вопросы, связанные с выбором технических и программных решений, необходимых для полноценной эксплуатации электронного архива документов.

Технические средства электронного архива документов

Здесь можно выделить следующие группы средств:

• серверное оборудование;
• накопители для резервирования информации;
• клиентское оборудование (рабочие станции);
• сканирующие устройства;
• печатное оборудование;
• дополнительная оснастка для повышения производительности.

1. Серверное оборудование

При выборе серверного оборудования следует учитывать три основные фактора: число пользователей электронного архива, предполагаемое количество документов в системе и, соответственно, объем занимаемого ими пространства на жестких дисках.

Системные требования пакета E-Arch скромны. В ряде случаев функции сервера сможет выполнять даже стандартный офисный компьютер (в достаточно производительной современной комплектации).

Более критичным параметром является объем жестких дисков, предназначенных для хранения архивных файлов, особенно если документы хранятся в виде сканированных фотокопий (графические файлы в форматах .jpg, .pdf и пр. занимают значительно больше места, чем текстовые .doc или .txt). Для определения минимальной емкости дисков можно воспользоваться простой формулой:

Необходимый размер свободного пространства на жестком диске = 1,4 * Предполагаемое максимальное количество листов документов (формата А4) * Размер файла со сканом одного листа.

Ориентировочно, один ч/б сканированный лист А4 будет занимать 80-140 кБ; тот же лист, отсканированный в полноцветном режиме – 300-600 кБ (в зависимости от конкретных настроек).

2. Накопители для резервирования информации

Раньше для этих целей применялись ленточные резервные носители и DVD/BD библиотеки. В настоящее время для архивного хранения используются современные жесткие диски-винчестеры, информационная емкость которых (от сотен гигабайт до нескольких терабайт) вполне позволяет размещать даже очень обширные базы данных. Рекомендуется регулярно делать резервные копии (т.н. backup) накапливаемой базы – для хранения на другом компьютере или съемном винчестере.

3. Клиентское оборудование (рабочие станции)

Как правило, особых требований к индивидуальным рабочим станциями не предъявляется: клиентский вход в систему и пользование архивом могут осуществляться с любого персонального компьютера или ноутбука не старше 5-7 лет.

4. Сканирующие устройства

На выбор сканирующего оборудования влияют следующие факторы:

• геометрические размеры документов;
• способ скрепления бумажных оригиналов;
• интенсивность потока документов, т.е. предполагаемое число листов, в течение месяца подлежащих обязательному вводу в электронный архив.

Как показывает практика, при ежемесячной загрузке в архив до 1000-2000 листов формата не более А4, – достаточно обычного офисного сканера.

Если же интенсивность потока документов существенно выше, а формат может достигать А3-А0, целесообразно приобрести сканеры профессионального класса, которые изначально рассчитаны на такие нагрузки и форматы. Перед покупкой, разумеется, стоит внимательно изучить конъюнктуру рынка. Выбор техники должен определяться исключительно принципом целесообразности: напр., дорогостоящее промышленное оборудование, скорее всего, будет простаивать значительную часть времени (даже при интенсивном документообороте), однако в эксплуатации и обслуживании обойдется недешево.

5. Печатное оборудование

В этом вопросе, как правило, возникает единственная проблема: как не потеряться в океане предложений на сегодняшнем рынке офисной техники. Руководствоваться следует, опять же, соображениями целесообразности, т.е. оптимальным для Вашей организации соотношением цены, качества и производительности принтера (например, если планируется хранение ч/б сканов, едва ли разумно приобретать для их распечатки высококачественный полноцветный фотопринтер).

6. Дополнительная оснастка для повышения производительности

В зависимости от конкретных условий, задач и нагрузки разворачиваемого в организации электронного архива, могут понадобиться специальные приспособления, ускоряющие и облегчающие работу с бумажными документам (порой в несколько раз):

• брошюраторы/расброшюраторы;
• резаки для бумаги;
• нумераторы;
• принтеры и сканеры штрих-кодов;
• фолдеры, фальцовщики и т.д.

Дополнительное специализированное программное обеспечение для электронного архива документов

Если электронный архив документов относительно мал, то, скорее всего, дополнительное ПО не понадобится. Однако, при интенсивном вводе документов или необходимости дополнительной их обработки – имеет смысл оптимизировать и ускорить эти процессы.

1. Серверное программное обеспечение. Серверные операционные системы, программы автоматического резервного копирования, различные межсетевые экраны.
2. Программы управления процессом сканирования и потоковой обработки изображений. ПО этого типа позволяет автоматизировать постобработку потока изображений, получая результаты с заранее заданными качественными характеристиками. Пример ПО: Kofax.
3. Графические редакторы. Предназначены для многоплановой, гибкой и точной обработки изображений вручную. Примеры ПО: Adobe Photoshop, Corel PhotoPaint, XnView и мн.др.
4. Пакетные обработчики файлов. Предназначены для автоматического изменения файловых атрибутов в больших массивах документов (напр., при необходимости изменить формат, имя, размеры, дату для всех файлов в какой-либо папке). Примеры ПО: AСDsee.
5. Редакторы PDF-файлов. Пример ПО: Adobe Acrobat Professional, Adobe Photoshop, CorelDraw.
6. Программы распознавания текста. Предназначены для автоматизированного перевода содержания сканов (т.е. графических изображений) обратно в текстовый формат (напр., .xls, .doc, .txt) для последующего редактирования документов. Пример ПО: Abbyy Finereader.
7. Программы распознавания форм. Данное ПО может пригодиться для автоматизированного заполнения полей в документах фиксированной формы (анкеты, заявления, бланки, типовые документы и пр). Пример ПО: Abbyy FlexiCapture.
8. Программы векторизации чертежей. Предназначены для создания векторных чертежей на основе скана чертежа. Графический, сугубо «фотографический» скан в этом случае преобразуется в документ, с которым можно работать в редакторах векторной графики (CorelDRAW, Adobe Illustrator). Пример ПО: CS Spotlight.

В заключение хотелось бы еще раз подчеркнуть, что грамотно подобранный комплекс технических и программных средств позволяет кардинально (до нескольких раз или даже на порядок) поднять эффективность использования электронного архива документов, быстро окупая затраты на закупку оборудования и ПО.