Программа хранения электронных документов

27.01.2013
На сегодняшний день актуальность программ электронной архивации документов очень высока. Обработка и хранение всей документации предприятия в цифровой форме – это не мода и не просто дань компьютерной эпохе; как показывает практика, электронный архив действительно позволяет решать массу задач, ранее крайне проблематичных, и реально повышает общую эффективность работы любой организации. Прежде всего, электронное хранение документов снижает трудоемкость процессов поиска/отбора документов и, таким образом, позволяет экономить существенные объемы рабочего времени. Создание действующей системы электронного документооборота подразумевает несколько этапов, важнейшими из которых являются:
  • оцифровка, т.е. преобразование бумажных материалов в электронные;
  • каталогизация и систематизация, т.е. упорядочение полученного массива электронных версий с возможностью мгновенного доступа к любому документу (или к любой группе материалов, отобранных по какому-либо критерию).
Перевод бумажных носителей в электронные осуществляется посредством сканирования. При этом каждому новому файлу важно задать имя (по определенным правилам) таким образом, чтобы оно отвечало требованиям индексации и поиска документов в будущем архиве. Вторым важным моментом является создание базы данных из полученных сканов, т.е. оцифрованных документов. Этот этап — основной. От того, насколько грамотно будет решена данная техническая задача, будет зависеть эффективность электронного архива и комфортность работы с ним.
электронный архив конструкторской документации

создание и хранение электронных документов

     

Программа хранения документов в электронном виде (или хотя бы более-менее упорядоченный «склад» отсканированных листов где-то на жестком диске офисного компьютера) может быть создана пользователем самостоятельно. Для небольшого документооборота в компании из нескольких человек этого, возможно, будет достаточно. Однако даже при незначительном увеличении объема бумажной документации затраты на ее самостоятельную оцифровку и создания упорядоченной структуры вырастают в разы, а сложность создания единого интерактивного архива – на порядки. Практика показывает, что привлечение профессионалов и приобретение готовой программы, специально разработанной для хранения электронных документов, является для развивающейся организации единственным разумным решением проблемы. Рассмотрим главные преимущества E-Arch – готового решения в сфере хранения электронной документации.
  1. Уникальная программа систематизации и структурирования базы данных.
  2. Минимизированные затраты на приобретение, внедрение и работу с программой.
  3. Минимальные технические требования к оборудованию. Нет необходимости пополнять парк компьютеров дорогостоящими сверхпроизводительными машинами.
  4. Скорость поиска нужного документа и работы с целостным массивом, в сотни раз превышающая скорость «ручной работы» с бумажным архивом.
  5. Возможность приобрести готовое решение, учитывающее специфику любого конкретного бизнеса.
Для того чтобы эффективно пользоваться программой E-Arch, достаточно отсканировать ваши документы и занести их в базу. Интерфейс интуитивно понятен, «дружественен» к любому пользователю и не требует дополнительного обучения сотрудников. Благодаря готовому решению возможно не только эффективное хранение электронных документов, но и удобная работа с ними. К основным функциям E-Arch относятся:
  • хранение электронных версий бумажных документов в любом формате;
  • минимум действий пользователя (и, соответственно, затрат его времени), необходимых для поиска документа, его просмотра, редактирования и вывода на печать;
  • возможность регламентации и разграничения прав доступа;
  • импортирование файлов из других систем, в т.ч. 1С;
  • возможность резервного копирования, т.е. максимальная надежность и долговечность документации.