Программа архив документов E-Arch – это удобное решение для организации электронного архива документов

Любые производственные отношения и события в организации документируются, и чем крупнее компания, тем сложнее корпоративная документация. Однако и на относительно небольших предприятиях документооборот может быть весьма интенсивным. Для слаженной работы всех подразделений, эффективного контроля и планирования необходим оперативный доступ к документам. Современный уровень развития IT-технологий позволяет решить эту задачу. Электронный архив документов – программа, призванная сделать работу с информацией удобной, надёжной и прозрачной. Организованный таким образом оперативный и чёткий документооборот выводит деятельность предприятия на новый современный уровень хозяйствования.

Система «E-Arch» позволяет создать и эффективно использовать электронный архив документов. Программой предусмотрены все важнейшие функции документооборота на предприятии, перечисленные ниже.

Организация хранения и учета документации

Помимо представления в электронном виде, «E-Arch» предусматривает категоризацию документов по всем существенным параметрам:

• отнесение каждого материала к определенному типу, виду или категории (смета, наряд-заказ, договор, служебная записка, отчет и пр.);
• учёт даты создания и сроков действия;
• регистрация авторов, ответственных лиц (заявитель, составитель, исполнитель, контролёр) и подразделений (отдел, цех, звено, бригада);
• учёт заинтересованных компаний (элемент внутреннего документооборота или продукт партнерских отношений с другими предприятиями), в том числе сортировка по конкретным государственным структурам, физическим и юридическим контрагентам;
• распределение документации по тематике;
• учёт текущего статуса (создан, утверждён, актуален, завершён, отменён).

Система организует не только электронный документооборот, но и облегчает работу с физическими исходниками. Как правило, бумажная документация хранится в отдельном помещении, и поддержание работоспособности таких подразделений раньше требовало включения в штат как минимум одного архивариуса. С внедрением электронного архива документов весь учёт автоматизируется. При условии своевременной и корректной регистрации движения, программа по запросу сообщит точное местонахождение каждого материала (номер шкафа, полки, папки; дата выдачи на руки; имя и должность сотрудника; срок возвращения и т.д.). Это позволяет упорядочить не только электронный, но и «бумажный» документооборот – легко находить нужные материалы, отслеживать историю использования каждого документа и пр.

Впрочем, в большинстве случаев нет необходимости работы с бумажным архивом. Это исключает физический износ исходников, в сотни раз сокращает время поиска и интенсифицирует работу с информацией: достаточно открыть нужный файл на своём рабочем мониторе. Программа поддерживает таблицы MS Excel и документы MS Word.

Закрепление ответственности за определённым исполнителем или группой работников (подразделений)

Каждый документ подразумевает конкретного исполнителя. Для эффективного взаимодействия внутри организации, контроля и отработки внештатных ситуаций в программу заносятся контактные данные всех сотрудников. Кроме того, предусмотрена возможность различного уровня доступа для каждого пользователя в зависимости от его позиции в иерархии предприятия. Данные сотрудника при входе в систему автоматически открывают ему право работать с информацией, находящейся в его компетенции.

Оперативный и удобный доступ.

Архив документов – программа, позволяющая организовать учёт документации практически неограниченного объёма и срока хранения. В любой момент можно восстановить хронологию документированных событий, найти и получить любой архивный материал. При этом возможность иерархического разграничения прав доступа является столь же существенным преимуществом системы, как и высокая оперативность.

Избирательный доступ и контроль передачи данных

Конфиденциальность информации в электронном архиве поддерживается не только за счёт ограничения прав доступа, но и посредством регулирования информационных потоков между сотрудниками. Передача электронного документа возможна только тем сотрудниками, у кого объём прав пользования информацией не ниже, чем у передающего. Хотя этот механизм не способен защитить от несанкционированного распространения конфиденциальных сведений другими путями, всё же он существенно затрудняет возможность убедиться в подлинности незаконно полученной секретной информации.

Настраиваемость системы

Программа рассчитана на максимальную оптимизацию и настройку параметров электронного документооборота под специфику деятельности конкретного предприятия.

Одновременный доступ для неограниченной группы сотрудников

Хранящаяся в цифровом виде информация доступна одновременно всем сотрудникам, нуждающимся в обращении к ней. Возможность совместного доступа создает условия для согласованной командной работы и устраняет разобщённость действий на пути к результату. Стоит, однако, подчеркнуть, что любое пользование сведениями из документов позволяет изучать и передавать информацию, но не изменять её. Каждый сотрудник, работающий с архивом, может быть уверен, что получает сведения, сходные с оригиналом, поскольку возможность внесения правок в файл исключена.

Ведение электронного архива документов требует ответственности, внимательности и определённых затрат времени, однако экономически такой подход окупается очень быстро за счёт многократного повышения оперативности, сохранности, контролируемости документооборота. Таковы требования сегодняшнего дня, и не случайно переход на электронные формы делопроизводства носит в мире массовый и глобальный характер. Разработанный нами электронный архив документов – программа на уровне современных мировых стандартов. Мы готовы помочь с внедрением «E-Arch», обучением персонала и технической поддержкой на всех этапах перехода вашего предприятия на этот высокий уровень.