Основные сведения о системах электронных архивов
13.01.2014
Хранение важной для компании документации лучше всего организовать в электронном виде. На сегодняшний день альтернативы практически не осталось; цивилизованный мир стремительно переходит на электронное делопроизводство, крупнейшие библиотеки становятся цифровыми, а на смену безнадежно устаревшим стеллажам с пыльными папками приходят современные архивные IT-технологии. Это позволяет существенно сократить издержки на покупку и обслуживание оргтехники, приобретение бумаги и канцелярских товаров, а также расходы на уничтожение огромного количества бумажного мусора – в попытках обеспечить достаточный уровень конфиденциальности.
программа электронный архив документов
Все эти проблемы легко решает
система электронных архивов — важная составляющая электронного контента любой компании, которая стремится идти в ногу со временем.
Основные преимущества системы электронных архивов E-Arch
- Возможность наполнения как с бумажных носителей (сканирование), так и путем импорта данных из других электронных систем.
- Реализация быстрого поиска по любым параметрам, реквизитам и ключевым словам.
- Гибкая настройка с помощью индивидуальных функций для каждого типа сведений.
- Возможность своевременной индексации и обработки документов.
- Наличие настраиваемого резервного копирования данных на случай непредвиденных ситуаций.
Электронные архивы неизмеримо быстрей, удобней и проще в работе, чем архивы традиционные. Электронные копии документов в любой момент доступны любому количеству пользователей с соответствующими правами.
Где применяются системы электронных архивов E-Arch?
Прежде всего, в финансовых, кадровых, организационных отделах – для хранения бухгалтерской и иной информации. Внедрение системы позволяет:
- без труда искать и находить, изучать, копировать, отправлять на печать или по e-mail отдельные документы или их группы;
- производить поиск любой сложности по любым параметрам — типам, атрибутам, рубрикам;
- группировать документы по разнообразным признакам.
Далее — в компаниях, вынужденных хранить большое количество проектной и технической документации.
Электронный архив дает возможность:
- обеспечить первоначальную сохранность документов в течение неограниченного времени, независимо от частоты запросов на работу с ними;
- распечатывать в любом количестве и в любом масштабе;
- фиксировать все правки и изменения документа;
- упорядочить документы в электронном каталоге.
Помимо этого, существуют готовые типовые решения от компании «Редокс» (разработчик и правообладатель системы
E-Arch) для юридических организаций, библиотек, канцелярий и др. Вне зависимости от выбранного варианта, электронные системы хранения позволят существенно облегчить работу сотрудников. Рабочее время отныне будет тратиться значительно более рационально и целесообразно: не придется часами искать необходимые бумаги, прилагать немалые усилия к поддержанию сохранности и работоспособности архива и т.д. В любое время и с любого компьютерного рабочего места можно будет получить доступ к любому документу, когда бы он ни был создан.