Использование E-Arch для создания электронной библиотеки организации

В этой статье хотелось бы поделиться нашим опытом по созданию электронных библиотек на базе системы E-Arch.

В больших организациях, и особенно на производствах, собирается большое количество книг, журналов, инструкций, нормативных документов, внутренней деловой переписки и других материалов, к которым нужно обеспечить доступ работников предприятия.

Оптимальным решением данной задачи является создание электронной библиотеки.

Особенностью таких электронных баз является то, что типологическая номенклатура хранимых материалов заметно шире, чем номенклатура в обычной художественной или научной библиотеке, т.е. общепринятая система каталогизации книг не вполне подходит для электронной библиотеки крупной коммерческой организации или производства.

Программный пакет E-Arch разрабатывался с учетом этих нюансов; в нем предусмотрена возможность создавать, развивать и контролировать любые электронные библиотеки, – как классические, так и смешанные.

Порядок создания электронной библиотеки

Наш опыт показывает, что создавать всеобъемлющую электронную библиотеку организации, что потребовало бы оцифровки всего массива имеющихся бумажных оригиналов, как правило, нецелесообразно.

В зависимости от важности и актуальности, объем хранимых материалов логично разбить на две группы:

1. Наиболее востребованные материалы, доступ к которым должен обеспечиваться как можно оперативней.  Если такие документы представлены в бумажном виде, действительно есть смысл в создании точных электронных копий. В числе других важных преимуществ отметим, в частности, возможность полноценного пользования документом одновременно несколькими сотрудниками.
2. Менее востребованные, реже запрашиваемые, узкоспециальные материалы, оперативность доступа к которым не является критичной. В отношении таких документов сотрудникам достаточно будет знать, что они есть в наличии и в настоящий момент находятся по месту постоянного хранения (или на руках у другого сотрудника, на визировании у руководства и т.п.).

После такой сортировки необходимо оцифровать материалы первой группы.

Следует заранее продумать удобную, логичную, интуитивно понятную структуру хранения материалов в электронной библиотеке организации – в частности, минимальный и, в то же время, исчерпывающий набор атрибутов для каждого типа материалов (книги, журналы, нормативы и т.д.).

Определившись со структурой хранения и описания, можно приступать к вводу информации в систему.

По материалам 1 группы вводится описание материала по заданным атрибутам (в соответствии с типом документа), а также прикрепляется графический скан материала и/или его электронная текстовая версия, если таковая имеется.

По материалам 2 группы вводится только атрибутивное описание и сведения о местонахождении.

Поскольку оцифровка и  ввод материалов в электронную библиотеку организации является достаточно трудоемким процессом, требующим определенных навыков, то в ряде случаев вместо задействования собственных сотрудников целесообразней воспользоваться услугами сторонней компании, специализирующейся на подобных работах; одним из примеров может служить компания Редокс.

Работа сотрудников с электронной библиотекой организации

После развертывания системы E-arch и ввода всей необходимой информации каждый сотрудник сможет получить прямой доступ к электронной библиотеке организации со своего рабочего места, если оно оборудовано подключенным к локальной сети персональным компьютером.

Используя поисковые запросы по интересующим его атрибутам искомого материала, сотрудник мгновенно найдет и сможет работать с электронным дубликатом, если документ относится к первой группе и в E-arch хранится его скан (либо точная текстовая копия).

Если же материал относится ко второй, менее важной группе, – т.е. существует только в виде бумажного оригинала, – запрашивающий сотрудник легко выяснит его наличие и местонахождение. В системе E-arch предусмотрен журнал выдачи материалов, подобный обычному библиотечному, однако работающий, разумеется, гораздо быстрее и удобней. Дополнительные поля отображают сведения о том, кому и когда был выдан документ, когда он должен быть возвращен.

Предусмотрена возможность настраивать и сохранять шаблоны поисковых запросов, фильтры отображения найденных источников, извещения о поступлении в библиотеку новых материалов заданной категории, уведомления о возврате ранее взятых «на руки» бумажных оригиналов и пр.

Важно отметить, что E-arch позволяет работать также с быстрым поиском по штрих-коду. Если на печатных или периодических изданиях они, как правило, присутствуют изначально, то на прочие документы их можно наклеить вручную, создав и распечатав в любом профессиональном графическом редакторе (сканеры штрих-кодов в изобилии представлены на рынке по вполне доступным ценам).

Заключение

В данной статье мы рассказали лишь об основных особенностях создания электронной библиотеки организации; подобные системы давно развернуты и успешно функционируют во всех крупных и средних фирмах на Западе.

Вообще, мировой опыт  показывает: актуальность и оперативность доставки документов, нормативов, публикаций и др.; скорость и простота доступа к необходимым рабочим материалам – все это чрезвычайно важно в современных условиях, когда способность в кратчайшие сроки находить и обрабатывать информацию является одним из ключевых факторов эффективности любой деятельности.