Ведение архива документов предприятия

Как и любой другой вид деятельности, ведение архива документов предприятия  имеет свои правила и принципы, на основании которых осуществляется хранение и использование архивных материалов.

Сотрудники архивного отдела обязаны:

• хранить документы в приемлемых условиях, строго на отведенных им местах, в соответствии с записью в каталоге;
•  при передаче дел на хранение составлять описи документов;
•  своевременно добавлять записи о новых поступлениях в каталог и удалять  неактуальные записи;
• в установленный срок проводить инвентаризацию архива;
• уничтожать документы с истекшим сроком хранения;
• обеспечивать безопасность информации;
• предоставлять доступ к архивным материалам на основании подтверждающих полномочия документов.

 

Соблюдение приведенных выше правил позволяет наладить достаточно четкую работу архива, однако при разветвленной структуре и больших размерах традиционного бумажного архива поддерживать его работоспособность и функциональность очень затруднительно (требуется большой штат квалифицированных специалистов, значительные площади для хранения и т.п.). Для того чтобы оптимизировать ведение архива документов, целесообразно преобразовать архивные материалы  в цифровую форму и разместить их в электронном архиве, созданном на базе информационной системы E-Arch.