Как и любой другой вид деятельности, ведение архива документов предприятия имеет свои правила и принципы, на основании которых осуществляется хранение и использование архивных материалов.
Сотрудники архивного отдела обязаны:
системы управления электронными архивами
Соблюдение приведенных выше правил позволяет наладить достаточно четкую работу архива, однако при разветвленной структуре и больших размерах традиционного бумажного архива поддерживать его работоспособность и функциональность очень затруднительно (требуется большой штат квалифицированных специалистов, значительные площади для хранения и т.п.). Для того чтобы оптимизировать ведение архива документов, целесообразно преобразовать архивные материалы в цифровую форму и разместить их в электронном архиве, созданном на базе информационной системы E-Arch.