Хранение документов в архиве — основные задачи

Хранение документов в архиве осуществляется в течение периода, установленного законодательством либо внутренними нормативными актами организации. Иногда обязательное архивное хранение длится десятилетиями или даже является бессрочным.

Поэтому  очень важно, чтобы хранение документов в архиве было правильным  и обеспечивало:

• целостность документов, то есть их полноту и неизменность как в плане сохранности носителя, так и в части сохранности информации;
• читаемость документов, то есть  возможность беспроблемного пользования информацией в течение всего их жизненного цикла;
• безопасность документов, то есть их защиту от износа, кражи, повреждения, а также умышленного или неосторожного искажения/уничтожения информации
• обобщение документов, то есть группировку по определенным признакам для структуризации и быстрого поиска нужных материалов.

С точки зрения выполнения данных условий, оптимальным способом хранения документов является электронный архив. Информационная система E-Arch позволяет создавать надежно защищенные, практически вечные электронные хранилища документов. Перевод документов в электронный вид — лучший способ защитить их от воздействия окружающей среды  и физического уничтожения.