Хранение электронных документов в системе E-Arch

Слово «архив» обычно ассоциируется с тихим, нечасто посещаемым пыльным помещением, где стоят забитые бумагами шкафы, картотеки, полки и стеллажи. Специалисты, знакомые с архивным делом не понаслышке, знают также о многочисленных проблемах, возникающих при долгосрочном хранении бумажной документации. Требуется постоянно поддерживать определенный температурно-влажностный режим, регулярно контролировать физическую сохранность архивного фонда (иногда необъятного) и в то же время обеспечивать систематизацию, оперативный поиск и работу с запрашиваемыми материалами, а также их своевременное возвращение по месту хранения.

Цифровые технологии заметно изменили саму идеологию работы с данными. Сегодня никого не удивляет тот факт, что астрономические объемы информации (например, национальная библиотека какой-либо развитой страны) хранятся компактно и упорядоченно, что отбор и доступ к нужным документов вместо дней (а порой и месяцев) занимает считанные секунды, что работать с фондом можно из любой точки земного шара, где есть выход в Интернет. Широкое внедрение электронного документооборота привело к тому, что некоторые документы изначально не нуждаются (и не имеют) бумажных оригиналов, при этом сохраняя все их основные функции (уникальность, однозначная идентификация подписей, соответствие нормативно-правовой базе и пр). Однако, для многих организаций источником немалых проблем стали самостоятельные попытки создания электронной библиотеки или электронного архива.

Сохраняя контекст

Было бы неверно рассматривать электронный архив как примитивный набор каталогов, снабженный простенькой поисковой системой. Когда речь идет о любых официальных документах, принципиальное значение имеет контекст, в котором они создавались и использовались, т.е. взаимосвязи с другими документами, соблюдение действующего на тот момент законодательства и т.д. Ошибки, допущенные при построении структуры электронного архива, могут привести к тому, что система хранения электронных документов окажется не столь эффективной, как могла бы быть, или вовсе неработоспособной.

Можно утверждать, что «жизненный цикл» однотипных документов (сроки обязательного хранения, типичные ситуации ссылки или цитирования) в различных организациях совпадают. Поэтому, как правило, внедрение тщательно отработанных готовых решений требует меньших временных и финансовых затрат, чем разработка с «нуля», но при этом оказывается более эффективной. С этой точки зрения особый интерес для заказчиков представляет система электронного архива E-Arch, подразумевающая как набор проверенных практикой типовых решений, так и гибкую адаптивную настройку под нужды каждого конкретного предприятия.

Электронные архивы: профессиональный подход

Создатели E-Arch приложили немало усилий к тому, чтобы создать передовую, мощную, многофункциональную и, в то же время, интуитивно понятную систему хранения электронных документов. Многоуровневая иерархическая структура дает возможность хранить электронные документы в любых форматах, осуществлять поиск по различным критериям, разграничивать доступ пользователей и мн.др.; при этом обеспечивается абсолютная надежность, сохранность и конфиденциальность информации.

Оцифровка бумажных носителей, т.е. преобразование документов в электронную форму (сканирование), их последующая обработка, систематизация и ввод в базу данных — самая трудоемкая и, вместе с тем, ответственная операция при создании электронного архива, требующая специальных знаний, навыка и опыта. Этот комплекс работ компания-разработчик E-Arch может взять на себя.

К немаловажным преимуществам данного программного продукта относятся также высокая производительность при скромных требованиях к оборудованию, возможность технической поддержки и сопровождения, значительный опыт компании по успешному внедрению на самых разных государственных и коммерческих предприятиях, непрекращающаяся работа по совершенствованию системы.