СВЯЗИ МЕЖДУ ДОКУМЕНТАМИ

Каждый документ в электронном архиве может иметь направленную связь на любое количество других документов в электронном архиве.

Связи документов в электронном архиве бывают 2-х типов: «жёсткая» и «нежёсткая».

«Жёсткая» связь подразумевает, что документы связаны между собой на уровне записей базы данных и можно быстро найти как все документы, на которые ссылается текущий документ, так и все документы, которые ссылаются на текущий документ.

«Нежёсткая» связь подразумевает, что документ, на который ссылается текущий документ, может быть ещё не заведён в электронный архив, но связь эту надо описать, чтобы впоследствии, когда документ появится в электронном архиве, преобразовать её в «жёсткую».

Область связей документа расположена под карточкой документа. На рис. 15 показан пример «жёсткой» связи, а на рис. 16 — пример «нежёсткой» связи. На рис. 15 видно, что у выбранного документа есть 1 связь с документом «Договор аренды №02/05/12».

«Жёсткая» связь
Рис. 15. Область связей документа. Пример отображения «жёсткой связи».

«Нежёсткая» связь
Рис. 16. Окно связей. Пример отображения «нежёсткой» связи.

Область связей документа состоит из двух областей. В верхней области отображаются связи текущего документа, а в нижней отображается таблица, в которой выводятся документы – результаты поиска документов по «нежёсткой» связи, подходящие для установления жёсткой связи.

Каждая связь имеет своё имя, которое можно редактировать.

В «жёсткой» связи отображается только имя связи и имя документа, на который установлена связь. В «нежёсткой» связи отображаются атрибуты документа, с которым должна быть установлена связь.

Для того, чтобы упростить процесс установления связей в электронном архиве, можно предварительно создать макеты связей для тех связей, которые чаще всего используются в данном архиве.

В макете устанавливается набор атрибутов, по которому будет производиться поиск связанного документа.

 

Элементы управления окна «Связи»

Добавить связь Кнопка «Добавить связь» добавляет новую «нежёсткую» связь по выбранному макету связей.
Редактор макетов Кнопка «Редактор макетов» открывает окно редактора макетов, в котором можно создано новый макет или изменить уже имеющийся.
Обзор связанных документов Кнопка «Обзор связанных документов» открывает окно отображения связей текущего документа в виде дерева (рис. 17).
Найти все документы по связи на текущий документ Кнопка «Найти все документы по связи на текущий документ» осуществляет поиск документов, которые имеют связи на текущий документ, и выводит их в стандартной области отображения документов.
Отображать список файлов Чекбокс «Отображать список файлов» — при выборе данного пункта в правом окне предпросмотра файлов будет отображаться не прикреплённый файл текущего документа, а файл выбранного документа в таблице результатов поиска документа по «нежёсткой» связи.

Таблица связей

Переход к привязанному документу Кнопка «Переход к привязанному документу» осуществляет переход к документу, на который указывает выбранная связь.
Переименовать связь Кнопка «Переименовать связь» выводит окно, позволяющее ввести новое имя связи.
Добавить поле Кнопка «Добавить поле» добавляет новое атрибутивное поле в «нежёсткую» связь.
Копировать Кнопка «Копировать» позволяет добавить в связи копию выбранной «нежёсткой» связи.
Поиск документов Кнопка «Поиск документов» позволяет произвести поиск документов, подходящих под атрибуты выделенной «нежёсткой» связи. При этом результаты выводятся в таблицу, расположенную ниже списка связей.
Удалить связь Кнопка «Удалить связь» позволяет преобразовать выделенную «жёсткую» связь в «нежёсткую», либо, если выделенная связь «нежёсткая», то удалить её полностью.

Окно отображения связей текущего документа
Рис. 17. Окно отображения связей текущего документа.

 

Порядок установления связи между документами

В системе существуют два способа установления связи между документами.

Первый способ предполагает, что вы не знаете точно, где находится документ, на который нужно установить связь, но вы знаете его атрибуты (например, тип документа и номер или дату).

Второй способ предполагает прямое связывание. Сначала в списке документов выбирается документ, который будет связан, потом выбирается документ, на который данная связь будет указывать. Этот способ удобен, когда вы точно знаете, где расположены оба документа в структуре документов.

Связывание с помощью поиска по атрибутам

В этом способе сначала создается «нежёсткая» связь, которая описывает искомый документ с помощью атрибутов.

Для этого сначала нужно нажать кнопку «Добавить связь» и в появившемся окне выбрать макет поиска из списка макетов связей. Если выбрать значение «без полей», то будет создана связь без единого атрибута поиска, в которую нужно будет добавить атрибуты, нажимая кнопку «Добавить поле».

При добавлении полей нужно выбрать тип поля для поиска: тип документа или группа атрибутов.

!!! Внимание !!! Для определения «нежёсткой связи» используются не атрибуты документов, а группы атрибутов, поэтому для использования данного типа связи необходимо, чтобы для всех необходимых полей типов документов были указаны группы атрибутов в редакторе типов документов.

Например, на рис. 16. показана «нежёсткая» связь на документ по 2-м атрибутам: типу документа, номеру документа и дате документа.

С помощью кнопок перед каждым из атрибутов можно менять как тип атрибута, так и его значение. С помощью галочек слева от каждого атрибута можно либо включать, либо выключать влияния данного атрибута на результаты поиска. Справа расположены кнопки («Удалить связь», «Удалить поле поиска»), позволяющие удалить как атрибуты, так и всю связь целиком.

После того, как значения атрибутом введены, нужно нажать на кнопку «Поиск документов», и в области результатов поиска отобразится таблица с документами, удовлетворяющими указанным в «нежёсткой» связи атрибутам. Пример показан на рис. 18.

Результата поиска документа по нежёсткой связи
Рис. 18. Результата поиска документа по «нежёсткой» связи.

Для того чтобы преобразовать связь из «нежёсткой» в «жёсткую», необходимо выбрать двойным щелчком мыши подходящий документ в таблице результатов поиска.

Результат показан на рис. 15.

Для того чтобы каждый раз при создании нежёсткой связи не добавлять одни и те же атрибуты, есть возможность создать и использовать макеты связей с чаще всего используемыми наборами атрибутов и их значений.

Для этого нужно нажать кнопку «Редактор макетов», после чего отобразится окно, показанное на рис. 19.

Редактор макетов связей
Рис. 19. Редактор макетов связей.

В редакторе макетов можно создать макеты связей аналогично созданию «нежёстких» связей — путём добавления атрибутов и занесения туда значений. Вместо имени связи в данном окне необходимо вводить имя макета.

Прямое связывание

В этом способе создаются сразу жёсткие связи.

Сначала в карточке документа следует нажать кнопку Зафиксировать карточку «Зафиксировать карточку». При этом отображение карточки изменяется (рис. 20).

Отображение карточки документа в режиме фиксации карточки
Рис. 20. Отображение карточки документа в режиме фиксации карточки.

После этого необходимо обычным способом найти нужный раздел и выбрать документ, с которым предполагается установить связь.

Затем необходимо нажать кнопку Добавить связи «Добавить связи». Появится окно параметров связи (рис. 21), где нужно указать имя связи и направление связи к выбранному документу или от выбранного документа.

Окно параметров связи
Рис. 21. Окно параметров связи.

После этого можно выбрать другие документы. Таким образом можно сразу создать несколько связей.

Для выхода из режима добавления связей необходимо нажать кнопку Снять фиксацию карточки «Снять фиксацию карточки».