Стоит ли делать первоначальный ввод имеющихся бумажных документов в электронный архив документов своими силами, или привлечь специализированную организацию
Однозначно ответить на вопрос, вынесенный в заголовок статьи, едва ли возможно. Однако можно выделить факторы, которые должны учитываться при принятии решения в конкретной ситуации:- Объём скопившихся деловых бумаг.
- Наличие собственного сканирующего оборудования.
- Наличие свободных человеческих ресурсов.
- Требования к срокам ввода в эксплуатацию полноценного электронного хранилища документов.
Объём скопившихся бумажных документов.
Если архив деловых бумаг у вас невелик (порядка 2000 — 5000 листов) или отсутствует необходимость архивировать полный состав файлов в электронный архив (т.е. достаточно оцифровать и ввести в электронную базу лишь небольшую их часть), то вполне реально и целесообразно осуществить ввод собственными силами. Можно ежедневно или еженедельно отводить определенное время на эти процедуры, и за несколько месяцев такой планомерной работы получить эффективный архив.
Однако, если объем бумажного архива исчисляется десятками тысяч листов, разумнее обратиться в специализированную фирму.
Наш анализ случаев неудачного внедрения электронного архива показывает, что одной из проблем является проблема неактуальности и неполноты электронного архива. Если пользователь знает, что не сможет гарантированно найти в базе необходимый файл, теряется всякий смысл использования такого архива.
Наличие собственного сканирующего оборудования
Затраты на ввод бумаг в электронный архив зависят от двух ключевых факторов:- производительность сканирующего оборудования;
- стоимость часа работы оператора, занимающегося вводом.
Производительность специализированных сканеров превосходит мощность стандартной офисной техники в разы, а иногда и на порядки.
Однако, стоимость сканера, приобретаемого для выполнения, фактически, разовой работы по первичному вводу документов, может и не окупиться.
Наш опыт свидетельствует о том, что при изначальном отсутствии высокопроизводительного оборудования вводить документы собственными силами будет затратнее, чем привлечь для работ специализированную фирму.
Наличие свободных человеческих ресурсов
Нередко мы наблюдаем ситуацию, когда первичный ввод поручают «без отрыва от производства» сотруднику компании – архивариусу, секретарю, делопроизводителю и т.д.
Как правило, сотрудник не мотивирован и не сконцентрирован на выполнении данной работы; он рассматривает поручение как досадную монотонную трудовую повинность, менее важную и ответственную по сравнению с основными обязанностями. Разумеется, при таком отношении работа по первичному вводу документов выполняется медленно и зачастую остается незавершенной.
Обнаружив это, руководство пытается выделить дополнительного сотрудника, на этот раз с отрывом от его прямых обязанностей. Однако, работа эта временная и единоразовая, т.е. по её завершении необходимо заново перераспределять позиции и обязанности между сотрудниками, что зачастую чревато конфликтами. В конечном счете, всё это приводит к огромным неэффективным затратам.
Если же ввод файлов в электронный архив осуществляет сторонняя организация, – пусть даже оценивающая свои услуги достаточно высоко, – то, по крайней мере, не будет внутренних проблем и непроизводительных затрат.
Требования к срокам ввода в эксплуатацию полноценного электронного архива
Если организация, где внедряется электронная база документов, не ставит своей целью быстрое начало его реальной эксплуатации, то заниматься первичным вводом можно сколь угодно долго.
Нам известны ситуации, когда назначенные на ввод документов сотрудники оговаривали себе такие нормы и планы, что в силу чистой арифметики процесс должен был завершиться через 15-30 лет. Причины указаны выше: низкая мотивация, загруженность основными обязанностями и пр.
Привлекая специализированную организацию, вы сможете получить полноценно работающий электронный архив в срок от нескольких недель до нескольких месяцев.
Исследования показали, что если для ввода документов организация пользуется нашими услугами, то наши сотрудники работают результативнее, в среднем, в 3-5 раз, чем собственный персонал заказчика, принудительно назначаемый на данный участок работы.
Причины также очевидны:- за плечами наших операторов – миллионы листов введенных документов;
- мы можем обеспечить проект любым необходимым количеством операторов;
- наши операторы мотивированы к выполнению реалистичных норм и соблюдению графика работы;
- у наших сотрудников выработаны т.н. «автоматизированные навыки» выполнения большинства операций и решения проблем;
- мы используем эффективные средства оптимизации и интенсификации процесса ввода документов, включая собственные программные разработки.
В завершение данной статьи хотелось бы озвучить следующее правило, к которому мы пришли за годы напряженной работы на рынке: если у вас накоплен объем бумажных документов и нет свободного низкооплачиваемого персонала, наилучшим способом ввести документы в электронную базу является контракт с компанией, специализирующейся на таких работах.