Система учёта и контроля первичных документов

Проблема

Организации, которые осуществляют большое количество отгрузок товара покупателям (юридическим лицам), часто сталкиваются с проблемой контроля возврата первичных бухгалтерских документов от покупателей.

Решение

Мы подготовили специальный функциональный модуль, который позволяет контролировать процесс возврата первичных бухгалтерских документов. Суть его заключается в том, что в электронный архив бухгалтерских документов из учетной системы заказчика регулярно выгружаются данные о сформированных исходных документах. Документы же, возвращаемые покупателями (накладная, счёт-фактура и т.п.), сканируются и автоматически прикрепляются в электронном архиве к карточке исходного  документа. Имея все эти данные в единой системе, можно в любой момент получить информацию о возвращенных и невозвращенных документах в различных атрибутивных срезах (по каждому контрагенту, по типу документа, по срокам).

Реализация

Ниже описан пример работы системы учёта и контроля первичных документов на базе E-Arch и 1С.

Алгоритм действий

  1. В 1С при формировании документа на печатной версии документа вставляется штрих-код (например, в верхнем правом углу) с уникальным идентификатором документа.
  2. Одновременно с документом в 1С формируется XML-файл выгрузки документа в электронный архив с описание атрибутов документа (включая уникальный идентификатор), который помещается в специальную сетевую папку для импорта документов.
  3. Система электронного архива регулярно проверяет сетевую папку для импорта документов; при появлении в ней нового файла загружает данные из него в электронный архив. Таким образом, создается карточка документа (пока без прикрепленной его скан-копии).
  4. Распечатанный документ из бухгалтерии уходит на подписание и возвращается с визой и печатью.
  5. Документ поступает на участок сканирования, где его оцифровывают. Скан-копия документа помещается в папку для распознавания файлов.
  6. Специальный модуль электронного архива с определенной периодичностью проверяет папку для распознавания файлов, и при появлении в ней нового документа пытается распознать его штрих-код. Если это удается, файл автоматически переименовывается в соответствии со штрих-кодом. Переименованный файл помещается в папку для импорта файлов.
  7. Модуль импорта считывает имя файла, производит поиск соответствующей ему  карточки документа (по уникальному идентификатору) и прикрепляет файл к карточке.

Реализация в  1С

В системе 1С необходимо реализовать шаги 1 и 2 в последовательности действий, описанной выше. Как правило, это осуществляется специалистами, обслуживающими систему 1С на предприятии заказчика. Также в 1С в формы документов, как правило, добавляется кнопка «Посмотреть скан-копию документа», по которой производится запуск электронного архива с  передачей параметра – уникального идентификатора. Если в электронном архиве данный документ существует, открывается его карточка.