Системы электронных архивов: как их создают?
Создать полноценный, многофункциональный и удобный в использовании электронный архив документации – задача достаточно сложная в техническом плане. Однако результат не только окупает все финансовые расходы и затраты времени, но практически сразу начинает приносить прямую и косвенную прибыль.
Заключается она в экономии все того же времени, которое раньше уходило на многочасовые поиски и другие архивные операции; в абсолютной надежности и сохранности документов; в защите конфиденциальной информации; в возможности одновременной работы с документом нескольких сотрудников одновременно; в высвобождении значительных площадей и финансов, которые ранее тратились на содержание архива…
программа электронный архив документов
Для создания компьютерных архивных систем необходимо специальное программное обеспечение (наилучшим образцом которого на сегодняшний день является электронный архив Е-Arch), использование которого требует грамотной установки и адаптации к нуждам конкретного предприятия, оцифровки бумажной документации (т.е. ее преобразования в электронные копии) и подготовки персонала, который будет систему эксплуатировать.
Как перевести документы в электронный вид?
Чтобы организовать электронное хранение документов, все материалы должны быть представлены в цифровом, компьютерном формате. Для такого преобразования применяются, прежде всего, сканеры; однако, производительность и «выносливость» офисных планшетных устройств очень далека от той, которая необходима для оцифровки больших бумажных архивов. Необходимо оборудование промышленного класса, способное «потоком» сканировать до нескольких тысяч страниц в день, включая сшитые и крупноформатные документы. Крайне желательно, чтобы этой работой занимались профессионалы, имеющие специальную подготовку и практический опыт; особенно это касается тех случаев, когда речь идет о ветхой или ценной документации, обращение с которой требует повышенной осторожности.
Где взять и как настроить программное обеспечение?
Все современные системы электронных архивов предполагают использование специальных программных комплексов, требующих грамотной инсталляции и тщательной пользовательской настройки. Разумнее всего приобретать такие программы непосредственно у компаний-разработчиков или у их авторизованных дилеров (не верьте своему сотруднику-энтузиасту, если он обещает «откуда-нибудь скачать то же самое» и «всё настроить своими руками» – подобные попытки периодически предпринимаются, но всегда оборачиваются пустой тратой времени и нервов, а заканчиваются обращением все к тем же компаниям-производителям); в этом случае установка и первоначальное конфигурирование системы производится глубокими профессионалами, которые знают продукт «изнутри» и способны в кратчайшие сроки решить все задачи по установке.
Таков наиболее рациональный путь к использованию всех функций и возможностей, реализованных разработчиками программного обеспечения. В частности, программа электронный архив E-Arch является универсальной, мощной, интуитивно понятной системой, которая внедрена уже на ряде крупных и средних предприятий различной специфики и формы собственности.
Обучение персонала
Чтобы продуктивно и осмысленно работать с архивом электронных документов, необходима определенная подготовка. Предварительным обучением персонала обычно занимаются непосредственные поставщики и разработчики ПО. Кроме того, при официальной продаже заказчику предоставляются исчерпывающие описания продукта, подробные руководства пользователя, а также сервис технической поддержки.