Электронный архив юридических документов

Работа юриста в любой организации связана с интенсивным документооборотом. И от того, как организована работа с документами, зависит эффективность и качество деятельности юридической службы в целом. Как правило, архив юриста состоит из трех частей:
  • архив документов организации, которые проходят визирование юриста;
  • архив внутренней документации;
  • законодательные и нормативные документы, касающиеся деятельности организации.
Данные документы, как правило, четко сгруппированы и могут быть связаны с другими документами. Кроме того, некоторые документы подвергаются редактированию и могут быть представлены в нескольких версиях. К части документов должны иметь доступ сотрудники из других отделов; при этом доступ должен быть четко регламентирован. В организации должен храниться окончательный вариант документов с подписями и печатями. По некоторым документам необходимо отслеживать срок их действия. Все эти задачи успешно решаются с использованием электронного архива юридических документов на базе E-Arch.

Основные преимущества E-Arch при создании электронного архива юридической документации:

  • настраиваемая структура хранения и описания документов в электронном архиве;
  • «работающие» связи между документами;
  • возможность хранить любое количество версий документов как в электронной текстовой форме, так и в виде скан-копий;
  • многопользовательский доступ с широкими возможностями его разграничения и регламентации;
  • произвольно настраиваемые отчеты и сохраняемые поисковые запросы.

Наши услуги

  При создании электронного архива юридических документов очень важно изначально заложить правильную структуру хранения и описания архивируемых материалов. В этом вам могут помочь наши специалисты. Заказав услугу внедрения электронного архива документов, вы сможете воспользоваться нашим экспертным опытом, который обеспечит быстрый ввод системы в эксплуатацию и оптимальную её настройку.   Также мы можем помочь с первоначальным вводом документов в электронный архив.  

Стоимость электронного архива юридических документов

Стоимость системы E-Arch зависит главным образом от количества пользователей и объема документации в системе (см. раздел “Цены”).

Ниже приведен пример расчёта стоимости создания электронного архива документов для юридического отдела небольшой организации.

Исходные данные для расчёта:

Общее количество пользователей системы: 3 (директор, юрист, помощник юриста).

Количество бумажных документов в отделе на момент внедрения: 1 000 документов (8 000 страниц) ≈ 30 папок “крона”.

Количество документов в электронной форме на момент внедрения: 1 500 документов.

Необходима поставка E-Arch и ввод в систему всего объема имеющейся документации, которая на 100% представлена листами формата А4. Расчёт
Наименование Ед.изм Цена за ед., руб. Кол-во Сумма, руб.
Программное обеспечение
E-Arch STANDARD 1 шт. 55 000 1 55 000
Установка и настройка шт. 6 000  1 6 000
Обучение (1 занятие) шт. 5 000  1 5 000
Первоначальный ввод данных
Сканирование  документов страница 2,4 (усредненная цена) 8 000 19 200
Атрибутивное описание документов (тип, номер, дата, наименование) и ввод в электронный архив документ 7 2 500 17 500
ИТОГО: 102 700*
* Состав и суммы приблизительные. Можно снизить стоимость, выбрав только необходимые работы или выполнив их своими силами.

Срок поставки и выполнения работ: 1 месяц.

В результате вы получите полностью готовый к работе электронный архив юридических документов.   Чтобы узнать больше о разработках компании «Редокс», предназначенных для юристов и юридических служб:
  • звоните +7(495)646-26-77
  • пишите на inf@e-arch.ru