Электронный архив юридических документов
Работа юриста в любой организации связана с интенсивным документооборотом. И от того, как организована работа с документами, зависит эффективность и качество деятельности юридической службы в целом.
Как правило, архив юриста состоит из трех частей:
- архив документов организации, которые проходят визирование юриста;
- архив внутренней документации;
- законодательные и нормативные документы, касающиеся деятельности организации.
Данные документы, как правило, четко сгруппированы и могут быть связаны с другими документами.
Кроме того, некоторые документы подвергаются редактированию и могут быть представлены в нескольких версиях.
К части документов должны иметь доступ сотрудники из других отделов; при этом доступ должен быть четко регламентирован.
В организации должен храниться окончательный вариант документов с подписями и печатями.
По некоторым документам необходимо отслеживать срок их действия.
Все эти задачи успешно решаются с использованием электронного архива юридических документов на базе E-Arch.
Основные преимущества E-Arch при создании электронного архива юридической документации:
- настраиваемая структура хранения и описания документов в электронном архиве;
- «работающие» связи между документами;
- возможность хранить любое количество версий документов как в электронной текстовой форме, так и в виде скан-копий;
- многопользовательский доступ с широкими возможностями его разграничения и регламентации;
- произвольно настраиваемые отчеты и сохраняемые поисковые запросы.
Наши услуги
При создании электронного архива юридических документов очень важно изначально заложить правильную структуру хранения и описания архивируемых материалов. В этом вам могут помочь наши специалисты.
Заказав услугу внедрения электронного архива документов, вы сможете воспользоваться нашим экспертным опытом, который обеспечит быстрый ввод системы в эксплуатацию и оптимальную её настройку.
Также мы можем помочь с первоначальным вводом документов в электронный архив.
Стоимость электронного архива юридических документов
Стоимость системы E-Arch зависит главным образом от количества пользователей и объема документации в системе (см. раздел “Цены”).
Ниже приведен пример расчёта стоимости создания электронного архива документов для юридического отдела небольшой организации.
Исходные данные для расчёта:
Общее количество пользователей системы: 3 (директор, юрист, помощник юриста).
Количество бумажных документов в отделе на момент внедрения: 1 000 документов (8 000 страниц) ≈ 30 папок “крона”.
Количество документов в электронной форме на момент внедрения: 1 500 документов.
Необходима поставка E-Arch и ввод в систему всего объема имеющейся документации, которая на 100% представлена листами формата А4.
Расчёт
Наименование |
Ед.изм |
Цена за ед., руб. |
Кол-во |
Сумма, руб. |
Программное обеспечение |
E-Arch STANDARD 1 |
шт. |
55 000 |
1 |
55 000 |
Установка и настройка |
шт. |
6 000 |
1 |
6 000 |
Обучение (1 занятие) |
шт. |
5 000 |
1 |
5 000 |
Первоначальный ввод данных |
Сканирование документов |
страница |
2,4 (усредненная цена) |
8 000 |
19 200 |
Атрибутивное описание документов (тип, номер, дата, наименование) и ввод в электронный архив |
документ |
7 |
2 500 |
17 500 |
ИТОГО: |
|
|
|
102 700* |
* Состав и суммы приблизительные. Можно снизить стоимость, выбрав только необходимые работы или выполнив их своими силами.
Срок поставки и выполнения работ: 1 месяц.
В результате вы получите полностью готовый к работе электронный архив юридических документов.
Чтобы узнать больше о разработках компании «Редокс», предназначенных для юристов и юридических служб:
- звоните +7(495)646-26-77
- пишите на inf@e-arch.ru