Электронный архив проектной документации

В современных условиях наиболее совершенным, эффективным и удобным способом хранения технической и проектной документации является электронный архив документов, т.е. интерактивная, «дружелюбная к пользователю» компьютерная база данных.

Электронная архивация чертежей, отчетов, планов и схем позволяет:

• содержать документы в неизменном «рабочем состоянии» в течение неограниченного времени;
• быстро находить необходимый документ (группу документов) по одному или нескольким атрибутам;
• просматривать  документ, находясь при этом как угодно далеко, с любого устройства, подключенного по сети к серверу электронного архива;
• распечатывать документы в любом количестве экземпляров;
• пересылать документы по электронной почте;
• фиксировать исходное состояние документа, а также все его последующие редакции;
• систематизировать документацию с помощью удобной иерархической структуры, подключаемых справочников, различных атрибутов каждого документа.

Масштаб и сложность структуры хранения не имеют значения, так как электронный архив — программа, изначально разработанная для операций с очень большими (фактически, неограниченными) объемами документации. Архив электронных документов позволяет не только сохранять техническую документацию, но и постоянно, активно, продуктивно работать с ней.

Первоначальный ввод данных в электронный архив

Как правило, вопрос о создании электронного архива проектных документов поднимается тогда, когда уже накоплен определенный объем документации и дальнейшее пассивное ее расширение начинает осложнять работу. Для полноценного старта, функционирования и развития системы необходимо ввести в электронный архив все уже имеющиеся документы. Это требует трудозатрат, порой значительных, а также специализированного оборудования и программного обеспечения. Наши специалисты готовы не только поставить и отладить архив электронных документов на базе системы E-Arch, но и выполнить работы по его первоначальному заполнению имеющимися материалами и документами.

Если на момент внедрения архива проектная документация была полностью или частично представлена в бумажном виде, для электронного хранения документов необходимо преобразовать их в цифровую форму. Начальным этапом этого процесса является сканирование. Специальные устройства и технологии, учитывающие специфику каждого вида документов, позволяют нам качественно и без повреждения оригиналов сканировать:

• чертежи и схемы на бумаге, кальке, картоне, в том числе ветхие и/или с фоном;
• сшитые документы (проекты, технические паспорта, отчеты, сметы) без разделения на отдельные листы
• фотоматериалы
• другие широкоформатные материалы от A3 до А0, а также документы нестандартных форматов — шириной более 90 сантиметров и длиной до 30 метров.

Сканирование ветхих и ценных документов производится в защитной пленке, обеспечивающей их полную сохранность. Кроме того, мы можем выполнить восстановление и коррекцию чертежей любой сложности. Таким образом, электронное хранение документов позволяет вернуть в работу практически утраченные экземпляры. В зависимости от целей создания электронного архива, после сканирования проектной документации наши специалисты:

• перенесут в системную базу данных полученные электронные копии документов;
• выполнят ручной или автоматический ввод атрибутивных сведений о каждом документе, а также экспорт (при необходимости ) данных из других информационных систем;
• при необходимости преобразуют сканы текстовых документов в истинно текстовый формат, – что даст возможность редактировать документ в дальнейшем.

Электронный архив проектных документов «под ключ»

Это наше особое предложение для тех, кто хочет получить полностью готовое комплексное решение и максимально быстро приступить к работе с электронным архивом. Решение включает следующие компоненты.

1. Анализ специфики предприятия и документооборота заказчика.

2. Разработка конфигурации архива.

3. Выбор оптимального решения аппаратной и программной  частей электронного архива.

4. Поставка оборудования и программного обеспечения (ПО):

. 4.1 серверы и рабочие станции;

. 4.2 сканеры;

. 4.3 принтеры и плоттеры;

. 4.4 расходные материалы;

. 4.5 серверное ПО, специализированное ПО обработки изображений.

5. Настройка оборудования, установка и настройка E-Arch и прочего ПО.

6. Сканирование документов и их атрибутивное описание.

7. Загрузка электронных документов и их описания в E-Arch.

8. Обучение пользователей и администраторов.

9. Техническое сопровождение.

Воспользовавшись нашим предложением, вы получите оптимальное для вас решение, основанное на нашем многолетнем экспертном опыте создания подобных систем.

Стоимость электронного архива проектной документации

Стоимость системы E-Arch зависит главным образом от числа пользователей и объема документации в системе (см. раздел “Цены”). Рассмотрим пример расчёта стоимости создания электронного архива документов для организации, осуществляющей контроль за качеством строительства. Исходные данные для расчёта: Общее количество пользователей системы: 8 пользователей. Предполагаемое количество документов в системе: 50 000 документов. Необходим первоначальный ввод в систему 20 000 страниц (5 000 документов), из которых 70% страниц форматов А3-А0, остальные 30% – формата А4. Расчёт

Наименование	Ед.изм	Цена за ед., руб.	Кол-во	Сумма, руб.
Программное обеспечение
E-Arch ENTERPRISE 10	шт.	170 000	1	170 000
Установка	шт.	4 000	1	4 000
Обучение (2 групповых занятия)	шт.	15 000	1	15 000
Первоначальный ввод данных
Сканирование  документов	страница	16 (усредненная цена)	20 000	320 000
Атрибутивное описание документов (тип, номер, дата, наименование) и ввод в электронный архив	документ	6	5 000	30 000
ИТОГО:				539 000*

* Состав и суммы приблизительные. Можно снизить стоимость, выбрав только необходимые работы или выполнив их своими силами.)

Срок поставки и выполнения работ: 1-2 месяца.

В результате вы получите полностью готовый к работе электронный архив проектных документов. Чтобы узнать больше об электронном хранении документов и разработках нашей компании, предназначенных для проектных организаций:

• звоните +7 (495) 646-26-77
• пишите на inf@e-arch.ru