Электронный архив бухгалтерских документов

Деятельность бухгалтерии и финансовых служб любого предприятия связана с большим  объемом работ с документацией. Чем больше документов в организации, тем больше времени тратится на их поиск. Чем больше контрагентов, тем больше вероятность, что часть документов будет утрачена либо потеряет актуальность. Значительные затраты времени связаны также с запросами информации, поступающими от других подразделений. Наши исследования показали, что сотрудники бухгалтерии тратят на поиск нужных документов до 30% своего рабочего времени, причем зачастую это происходит в наиболее напряженных ситуациях – в период сдачи отчетности или при проверках. Сокращение затрат времени на поиск документов хотя бы на 50% приносит организации существенную экономию. Простой расчет показывает, что для небольшой компании чистая выгода от внедрения электронного архива бухгалтерских документов составляет от 180 до 360 тысяч рублей в год. И это только по бухгалтерии; если же учесть и другие отделы, которые смогут пользоваться электронным архивом, – высокая рентабельность становится очевидной.

Эффективный поиск бухгалтерских документов

Электронный архив документов, созданный на базе информационной системы E-Arch, позволяет:
  • искать, просматривать, копировать, печатать или отправлять на e-mail отдельные документы или их группы;
  • осуществлять поиск по нескольким параметрам — рубрикам классификатора, типам документов, атрибутам (дата, номер, наименование и т.д.);
  • фиксировать связи между документами и выбирать связанные документы;
  • производить выборку документов, оригиналы которых находятся в разных местах.

Резервное копирование

Во избежание потери или искажения информации мы производим фиксацию документа в исходном состоянии, а также сохранение всех последующих его редакций. Резервные электронные копии занимают совсем немного места, однако обеспечивают сохранность документа и возможность проследить все этапы работы с ним.

Хранение и уничтожение бухгалтерской документации

Обычный архив требует значительных площадей, а после оцифровки бумажных документов такая необходимость отпадает.

Дополнительные услуги

Помимо создания электронного архива документов, мы  можем выполнить ряд дополнительных работ. Внедрение электронных архивов бухгалтерских документов Наша компания имеет большой опыт создания электронных архивов бухгалтерских документов. Если же такой архив заказчиком внедряется в производство не самостоятельно, а при участии и сопровождении наших специалистов, это гарантирует максимально быстрый и полный эффект его использования. Кроме того, наши технологии позволяют выполнить:
  • импорт данных из других информационных систем (бухгалтерского ПО, систем электронного документооборота);
  • экспорт отсканированных образов в другие информационные системы, – с прикреплением файлов к соответствующим электронным документам.
Сканирование документов. Если ваши финансовые документы находятся на бумажных носителях, наши специалисты выполнят их оцифровку, т.е. преобразование в электронную форму. Наличие электронного образа не только обеспечивает сохранность документа, но и позволяет быстро получить  любое количество его копий, полностью соответствующих оригиналу, со всеми подписями и печатями. Мы эффективно и без повреждений осуществляем как поточное сканирование большого количества однотипных документов (платежных поручений, счетов, накладных и др.), так и сканирование бухгалтерских книг и подшивок без их разделения на отдельные листы. Ввод данных с бумажных носителей или из других информационных систем. Для того, чтобы заполнить электронный архив документов, часто требуется не только размещение  отсканированных копий документов, но и ввод их атрибутивного описания. В таких случаях наши операторы осуществляют ручной ввод данных, в том числе двойной, с проверкой правильности отображения и достоверности информации.

Стоимость электронного архива бухгалтерских документов

Стоимость системы E-Arch зависит главным образом от числа пользователей и объема документации в системе (см. раздел «Цены»).

Рассмотрим пример расчёта стоимости создания электронного архива документов для бухгалтерии небольшой организации.

Исходные данные для расчёта:

Общее количество пользователей системы: 4 (директор, бухгалтер, два менеджера).

Объем бумажной документации в бухгалтерии на момент внедрения: 15 000 документов (50 000 страниц) ≈ 200 папок “крона”.

Необходима поставка E-Arch и ввод 50 000 страниц (15 000 документов, все в формате А4) в электронный архив.

Расчёт
Наименование Ед.изм Цена за ед., руб. Кол-во Сумма, руб.
Программное обеспечение
E-Arch STANDARD 2 шт 95 000 1 95 000
Установка и настройка шт 6 000  1 6 000
Обучение (2 групповых занятия) шт 10 000  1 10 000
Первоначальный ввод данных
Сканирование  документов страница 2,4 (усредненная цена) 50 000 120 000
Атрибутивное описание документов (тип, номер, дата, наименование) и ввод в электронный архив документ 6 15 000 90 000
ИТОГО: 321 000*
* Состав и суммы приблизительные. Можно снизить стоимость, выбрав только необходимые работы или выполнив их своими силами.

Срок поставки и выполнения работ: 1-2 месяца.

В результате вы получите полностью готовый к работе электронный архив бухгалтерских документов. Чтобы узнать больше о разработках компании «Редокс», предназначенных для бухгалтерии и финансовых подразделений:
  • звоните +7(495)646-26-77
  • пишите на inf@e-arch.ru