Применение ЭЦП для законности и легитимности в электронном документообороте

В современной практике хранения и перемещения информации и документов предприятия всё большую популярность набирает электронный документооборот. Это оправдано, поскольку эффективно решает проблемы хранения и передачи данных, возникающие при традиционном способе движения документов в оригинальном (бумажном) виде. Несомненно, за электронными архивами будущее во многих сферах. Единственным специфическим вопросом, который не решается, а, наоборот, возникает при использовании электронных скан-копий, является их достоверность, которая традиционно удостоверялась подписями уполномоченных лиц и печатью. Эта проблема породила возникновение «электронной цифровой подписи» (ЭЦП).

Электронная цифровая подпись – реквизит поданного в электронном виде документа, подтверждающий его подлинность. Электронный архив документов организации может содержать всевозможные данные с разной степенью конфиденциальности, точности и ответственности. ЭЦП фиксирует достоверность содержащейся информации и наделяет определённых лиц ответственностью за содержимое документа. По сути, такая подпись – аналог обычной, произведенной вручную, в совокупности с оттиском печати. Электронный реквизит призван защитить цифровой документ от подделки. Такое высокое предназначение обусловило серьёзный подход к решению этой проблемы: электронная подпись генерируется с применением особых алгоритмов криптографии, в данном случае, специфического ключа шифрования.

Надёжность ЭЦП подтверждается тем, что существует Федеральный закон об электронном документообороте, признающий легитимность такого способа заверки электронных документов.

При формировании электронного реквизита применяется сложный алгоритм шифровки-дешифровки системой из двух ключей и математическое устройство, позволяющее исключить возможный сбой алгоритма. Несмотря на сложную систему генерации ЭЦП, её практическое применение не вызывает затруднений при наличии элементарных навыков работы с компьютером. Для постановки электронной подписи достаточно подключить к USB-разъему ПК носитель, содержащий электронный ключ, и на соответствующем поле всплывающего окна щелкнуть мышкой. При этом истинность цифровой подписи проверить еще проще – вся информация автоматически проходит обязательную проверку, и при загрузке выводятся все данные о подлинности соответствующей подписи и её владельце.

Подделать ключи ЭП практически невозможно, конечно же, если владелец сохраняет конфиденциальность и придерживается правил хранения съёмного носителя подписи. Отметим, что защита ЭЦП устроена так, что в принципе нет возможности методом последовательного перебора взломать код и воспользоваться подписью.

Существует нормативная база, определяющая практическое применение электронной подписи. Какие же преимущества даёт эта передовая технология? Спектр применения ЭЦП широк и с каждым днём становится всё богаче. Например, ранее организация сдавала в налоговую инспекцию декларации и иную отчётность в бумажном виде. Сегодня, благодаря системе хранения электронных документов, возможно подобное осуществить по каналам связи в цифровом формате с использованием всё той же ЭЦП.

Также ЭЦП широко применяется при внутреннем электронном документообороте между сотрудниками, подразделениями предприятия и трансорганизационно – помогает эффективно выстраивать партнёрские отношения со сторонними предприятиями. Внутри компании ЭЦП является средством заверки приказов и нарядов, отчётов и плановой документации. Именно в момент электронного подписания документ вступает в силу, начинает движение в системе документооборота и подлежит исполнению.  Важно, что подобным образом подписанный документ может содержаться в электронном архиве документов организации практически неограниченное время и, что самое главное, будет легитимным и не потеряет при этом своей юридической силы.

Преимущества подписи особо актуальны, поскольку  в процессе обмена электронными документами исключается переустройство их формата и содержания. Следует отметить, что для цифровой подписи электронный документ – не что иное, как набор битов на электронном носителе, и какое-либо преобразование внутри содержимого делает ЭЦП недействительной. Это событие не останется незамеченным или вовсе заблокирует дальнейшее пользование документом.

Возможна лишь повторная установка заверяющей ЭЦП на электронном документе уже после преобразования, если ответственное лицо принимает эти поправки. Такие изменения фиксируются. Документ также возможно заново заверить по завершении срока действия предшествующей заверяющей подписи.

В некоторых ситуациях электронный документ, поступая на архивное хранение, может и вовсе не иметь заверяющей его ЭЦП. При этом гарантия неизменности и подлинности напрямую возлагается на организационно-технические средства архива. Достоверность же цифрового документа при его предоставлении может быть засвидетельствована заверяющей цифровой подписью ответственного работника архива.

Как документ становится легитимным в электронном документообороте

Заверяемый документ, прежде всего, необходимо создать, а уже потом ставить под ним электронный реквизит, изготовленный исключительно индивидуально по запросу лица или организации. По окончании формирования общей информации вставляют пустую строку и ЭЦП.

Законом оговорены определенные виды документов, которые разрешается заверять цифровой подписью.

К ним относятся:

• акты выполненных работ;
• накладные;
• договора на незначительные суммы;
• электронная отчетность.

Не разрешается подписывать:

• документ, созданный в одном экземпляре;
• свидетельство на право наследования.

Способ внедрения цифровой подписи будет отличаться в зависимости от вида используемого программного обеспечения. Чаще всего ЭЦП применяется в документах MS Office.  Для постановки подписи существует специальная процедура, предусматривающая все этапы выполнения в определенной последовательности.

Каждый владелец секретного ключа несет определенную ответственность. Но что же делать, если возникает необходимость применения ЭЦП, а владелец ключа отсутствует по уважительной причине? В таких случаях, возможно использование ЭЦП другого лица, имеющего свой собственный ключ, если по взаимной договорённости передаются права подписи и это не противоречит полномочиям, должностным обязанностям и иерархии на предприятии.

Порядок предоставления работникам права применения ЭЦП регламентируется приказом руководителя предприятия, как собственно и хранение, ведение учета и уничтожение личных ключей.