Преимущества внедрения электронного каталога документов и электронного архива на предприятии

В условиях жёсткой конкуренции побеждает тот, кто работает быстрее, точнее, эффективнее. Прежде всего это касается процессов обработки информации, в частности, потока документов. Любая деловая активность планируется, регистрируется и контролируется документально. Этот компонент деятельности существенно влияет на общую успешность организации, и не случайно в последние десятилетия в развитых странах происходит тотальный переход на электронные формы делопроизводства. Одним из наиболее востребованных сегодня решений является электронный каталог документов и электронный архив на предприятии.

Внедрение таких систем позволяет создать в любой организации информационную сеть со следующими свойствами:

• мгновенная доступность в рамках должностных полномочий (т.е. разграничение прав доступа к материалам);
• достоверность и точность передачи данных;
• защищённость информации;
• возможность одновременной работы с документом неограниченного числа пользователей;
• сохранность бумажных оригиналов;
• удобный поиск, категоризация, статистический анализ;
• гибкая настройка под конкретную специфику деятельности.

Хранение электронных документов базируется на трёх основных принципах:

• аутентичность (абсолютное соответствие оригиналу);
• неизменность исходной информации;
• доступность и гибкость поисковой системы.

Документооборот не всегда и не везде возможно организовать без участия оригинальных документов, и едва ли цифровая документация полностью вытеснит бумажную: в ряде случаев юридической силой обладает лишь документ, заверенный рукописной подписью и «мокрой» печатью. Однако текущая работа при использовании отсканированных копий упрощается и ускоряется в сотни раз. Смешанный документооборот сегодня оптимален для многих организаций, поскольку он сочетает полную сохранность оригиналов и практичность их электронных копий. Внедрение на предприятии программного каталога и архива, как показывает достаточно уже обширная практика, создаёт серьёзные преимущества и существенно повышает конкурентоспособность: экономится рабочее время сотрудников, повышается безопасность и точность информационного обмена, гарантируется сохранность исходных материалов.

Электронный каталог документов и электронный архив на предприятии являются ключевыми элементами общей системы электронного документооборота. Оба этих модуля направлены на резервное хранение информации в цифровом виде; главные характеристики такого хранения – точность и безопасность, легкость доступа (для лиц с соответствующим уровнем ответственности) и очень высокая скорость поиска нужных материалов.

В чём же разница каталога и архива?

Как правило, документацию предприятия можно разделить на две группы: 1) документы, актуальные в определённый период; 2) материалы, используемые постоянно.

Документы первой группы утрачивают актуальность после единоразового выполнения (приказ, поручение, накладная и т.п.) и сразу попадают в архив. Вероятность повторного обращения к ним относительно мала, однако система обеспечивает полную сохранность и быстрый доступ в случае необходимости.

Материалы второй группы актуальны постоянно или в течение длительного времени (сметы, должностные инструкции, нормативы и пр.). Такая документация регулярно запрашивается, – иногда сразу несколькими сотрудниками или инспекторами, – пересылается, распечатывается, анализируется. Файлы такого рода размещаются в электронном каталоге документов, который, прежде всего, обеспечивает оперативный доступ, удобный поиск и регистрацию всех обращений к документу.

Что касается рентабельности внедрения электронного документооборота, то каталог резервных копий и электронный архив на предприятии дают следующие экономические эффекты:

• производительность труда возрастает на 20-25% (основная экономия времени и трудозатрат происходит в части поиска информации);
• снижаются затраты на архивное хранение документов (размещение архива бумажных оригиналов возможно вне предприятия, на более дешёвых площадях);
• оптимизируется занятость сотрудников (программа позволяет распределять трудовую нагрузку рационально);
• сокращается штат (в частности, за счёт архивариусных должностей), исключается необходимость подменять или обходиться без специалиста, занятого долгими поисками в архиве.
• Влияние электронного документооборота на внешние и внутренние связи предприятия также вполне очевидно:
• хранение резервных копий на защищённом удалённом сервере делает документацию предприятия практически неуязвимой для промышленного шпионажа и несанкционированного доступа;
• исключается износ бумажных оригиналов;
• файлы каталогизируются и представляются в виде иерархического «дерева», отражающего различные уровни важности, актуальности и ответственности;
• максимально удобен поиск документа по любым его атрибутам;
• внутренний и внешний обмен информацией гарантированно точен и оперативен;
• любой документ может быть в любой момент растиражирован в любом объёме.

Кроме того, электронный документооборот способен поднять на новый уровень организацию труда: программа даёт возможность отслеживать график выполнения приказов, заданий, поручений. Система обеспечивает руководству и самим сотрудникам постоянный мониторинг – цветом выделяются наиболее срочные и важные задачи; наглядно представляется продвижение документации; чётко определяется ответственность и права доступа к материалам; отражается информация об ожидаемых задачах, о предыдущих и последующих звеньях исполнителей в производственной цепи.

В результате внедрения данной системы кардинально улучшается, ускоряется, оптимизируется работа как с актуальной, так и с архивной документацией; создаётся возможность точной оценки текущего положения дел, динамических тенденций и перспектив при планировании.