Преимущества и особенности организации архива электронных документов в облаке

Организация архива электронных документов для крупных компаний играет существенную роль. Большинство средних и малых организаций также заинтересованы в создании своего корпоративного хранилища документов.

Это может быть локальный архив, характеризующийся простотой хранения электронных документов, которые вы просто складываете в папку компьютера. При наличии локальной сети штатный администратор для всех уполномоченных сотрудников создаст специальную сетевую папку ЭД и настроит права доступа к ней. На гарантии безопасности и надежности при подобном виде хранения ЭД практически нельзя рассчитывать, так как доступность и уязвимость информации, содержащейся в подобном архиве, очень высока.

Можно воспользоваться более надёжным способом решения этой проблемы и обратиться к системе электронного документооборота (СЭД). Банки электронных документов изначально создавались для нужд внутреннего обмена. Однако вскоре стало понятно, что организация электронного архива уместна и оправдана также для хранения внешних документов. СЭД позволяет управлять документами, успешно хранить информацию в базе данных, предоставлять быстрый доступ к файлам архива, причем такая система не только является банком документов и событий предприятия, но и сохраняет связи, управляет доступом и безопасностью.

На сегодняшний день наиболее перспективным и особо популярным является хранение электронных документов «в облаке». Этот способ представляет собой надежное и удобное хранение базы архива на серверах всемирной сети Интернет, куда всегда можно как залить, так и скачать свои файлы. Причем, в облаке информация защищена лучше, чем в локальной сети самой компании.

Услуга хранения документов в облаке наделена тремя основными преимуществами:

• практически неограниченный объем памяти;
• возможность создания резервных копий;
• многопользовательский доступ с разграниченными правами.

Предоставляемый объем памяти зависит от финансовых возможностей потребителя. Удобно то, что объем архивной памяти облака можно как расширить в любое время, так и уменьшить в соответствии с текущими потребностями.

Особенности организации электронного архива в облаке

При организации электронного архива размещение в облаке является идеальным вариантом. Руководство ряда организаций считает, что хранение электронных документов непосредственно на жестком диске ПК будет достаточным, а то и самым надёжным. Как правило, в ведении такого архива не предусматривается даже регулярное сохранение резервных копий в расчете на то, что при необходимости всегда можно скопировать всю информацию на портативные носители. Практика показывает, что подобный подход – далеко не лучший, ведь заранее предугадать момент сбоя ПК, отключения электроэнергии и другие форс-мажоры невозможно.  Система «виснет» обычно именно в тот момент, когда этого никто не ждал, а значит, не готовился. Как показывает практика, проще и выгоднее размещать файлы в облаке и при этом спокойно менять свое местоположение, работать с архивом без привязки к носителю информации, знать наверняка, что данные неуязвимы к влиянию человеческого или технического факторов. У пользователя или круга доверенных сотрудников появляется исключительная возможность доступа, причем в любой точке планеты и в любое время, конечно же, при наличии выхода в Интернет. В хранилище облака очень удобно держать резервные копии и при необходимости обмениваться нужной и полезной информацией. Для этого достаточно скопировать ссылку, и нужный файл загрузится или «прилетит» к вашему партнёру.

При формировании архива и дальнейшей работе с ним, дабы исключить потерю вновь внесённой информации или текущих корректировок, достаточно внести базу данных в облако, после чего регулярно обновлять. Облачных хранилищ в современном виртуальном пространстве существует множество, каждое со своими возможностями, но все они принципиально схожи между собою в части хранения и обработки информации. Отметим, что в основе облачного хранения лежит схема, при которой пользователю нет смысла знать, где непосредственно размещаются данные, возможно, они лежат на разных серверах, разбросанных по всей планете. Пользователь этим не должен быть озабочен. Для него важнее видеть и использовать хранилище как простой накопитель в рамках своих потребностей. Существует возможность встроить облачный диск в компьютерную систему пользователя и далее рассматривать его, как локальный том.

Каждый сервис по-своему интересен предлагаемыми функциями, и не так-то просто определиться с выбором «своего облака». Рассмотрим некоторые из них:

S3 Browser – утилита, предназначенная для хранения личных архивов.

4shared – используется для хранения и перемещения файлов. Наиболее подходит для обмена файлами либо возможности доступа к ним в поездке. Характеризуется простым интерфейсом, для каждого элемента имеется настройка параметров безопасности, а загруженные файлы определяются по типу. Совсем не сложная регистрация, подходят аккаунты Twitter, Google, Facebook. Утилита функционирует с Мас, Linux, Windows. Сервис удачно функционирует на устройствах Blackberry, Symbian, Android и iPhone – возможно управлять текстовыми, звуковыми и видеофайлами, а также изображениями.

Amazon S3 — премиум-аккаунт.  Предоставляет возможность резервировать хранилище размером до 100 Гбайт. Представляет собой удобное хорошо защищённое облако.

iCloud – сервер, который ориентирован на настройку автономной синхронизации с расположенными на жестком диске ПК локальными папками, предназначен для любителей продукции Apple. Бесплатное дисковое пространство составляет 5 Гбайт. Сервис интегрирован в приложения, поддерживает функцию автоматизации и возможность создавать параллельно с основным архивом резервные копии.

Dropbox – применим как файлообменник, синхронизирует файлы, доступен и через веб-   интерфейс, и через клиента. Отличительная черта – пользователь работает с файлами, словно они располагаются на собственном жестком диске, все изменения обязательно происходят дублированно  в облачной среде. Дисковой памяти на бесплатной основе всего 2 Гбайт, но этого многим достаточно и для работы, и для личных целей. 

Google Docs – облачный сервис, используемый большинством пользователей для ведения оборота документов. Объем дисковой памяти небольшой, присутствует возможность увеличения за незначительную плату.

SugarSync – является альтернативой Dropbox, дисковое пространство большое – причем, 5 Гбайт бесплатно, характеризуется выгодной реферальной системой. Система работает одинаково и с мобильными устройствами, и со стационарными компьютерами.

Live SkyDrive – ориентирован на пользователей Windows и максимально им удобен. Ресурс доступен сразу при регистрации. При этом предоставляется 25 Гбайт дисковой памяти. Файлы создаются/редактируются в формате MS Office.

ZumoDrive – характеризуется формированием в системе клиентского приложения в виде отдельного тома. Бесплатной при регистрации предоставляется всего 1 Гбайт дисковой памяти.

Существует еще масса удобных облачных хранилищ с разным набором характеристик, следовательно, выбор зависит напрямую от потребностей организации и личных предпочтений пользователя.

Зачастую возможна аренда сервера с оплатой в рассрочку, причем в этом случае клиент платит за услуги и объёмы, которыми непосредственно пользуется.

Среди минусов облачного хранения можно отметить:

• ограниченные возможности кастомизации;
• качество и удобство зависит от скорости Интернета и доступности провайдера.

Следует отметить, что скорость в последнее время не является актуальной проблемой, так как мобильный Интернет невероятно ускоряется в последнее время. Соответственно, для полноценной работы этого достаточно. 

Плюсы же этой технологии весьма очевидны, что подтверждается растущей популярностью организации архива электронных документов в облаке.