Преимущества электронного архива техдокументации

24.04.2014
На любом современном предприятии за годы деловой активности скапливается большой объем документации, преимущественно бумажной. Эффективный документооборот (а значит, эффективный менеджмент) возможен лишь при условии быстрого и удобного доступа к архивным документам. Безусловно, данную проблему можно решать экстенсивным путём — расширением штата архивариусов, дальнейшим увеличением архивных площадей, усложнением каталогов и описей и т.д. Однако решение сегодняшнего дня – это переход, вслед за всем цивилизованным миром, на электронную документацию и компьютерное управление ее хранением и доступом к ней. Такие системы, получившие название электронный архив, в развитых странах применяются повсеместно.
электронный архив конструкторской документации


создание и хранение электронных документов

 

В результате предприятие получает несколько существенных преимуществ.

Во-первых, возможность оперативной работы с документами в электронных форматах.

По сравнению с обычным архивом, информация в архиве электронном строго структурирована. Это означает, что каждый документ имеет в описании ряд атрибутов, которые позволяют организовать сложный перекрестный поиск документов с учетом их взаимосвязей, отобрать сразу группу материалов по заданным пользователем условиям, и пр. Подобная работа в бумажном архиве заняла бы несколько часов, а то и дней (при этом всегда есть риск, что нужных документов просто нет на месте или в наличии). Поиск в электронном архиве занимает несколько секунд. Кроме того, ни один, даже образцовый бумажный архив не позволит вам в считанные минуты произвести статистический анализ или сложную многоуровневую сортировку отобранных документов, создать и распечатать подробный тематический отчет или опись.

Излишне говорить, что эффективность, скорость и точность работы с архивной документацией повышаются на несколько порядков.

Во-вторых, созданные цифровые документы намного надёжнее и долговечнее.

Точнее сказать, технических ограничений срока хранения нет. В том случае, если применяется регулярное резервное копирование архивного фонда с сохранением его на другом сервере или носителе, исключено аварийное, преднамеренное или случайное уничтожение информации. Кроме того, состояние документа в цифровой форме никоим образом не зависит ни от длительности хранения, ни от частоты использования его электронных копий, ни от вносимых в эти копии изменений. Электронный оригинал в любом случае сохраняется неизменным сколь угодно долго; при необходимости можно сохранять также различные его версии с более поздними исправлениями и дополнениями.

И даже если электронный архив технической документации располагается на наименее надежных, т.н. сменных носителях (оптических дисках), сохранность информации будет значительно выше, чем при «бумажном» хранении. В ХХI веке производители высококачественных дисков дают гарантии в пределах:

  • DVD-RAM – не менее тридцати лет;
  • UDO – пятьдесят лет и более;
  • DVD-R – до ста лет.

Наконец, в электронный архив включаются средства и инструменты восстановления необходимых данных, – на случай аварийных сбоев в процессе работы.

 В-третьих, появляется возможность многопользовательского дистанционного доступа к архиву.

С любым цифровым документом (вернее, с его копией) может работать одновременно несколько сотрудников, имеющих те или иные права доступа к базе данных. Кроме того, вход в систему может быть выполнен с любого рабочего места и, вообще, из любой точки, где есть доступ к Интернету.