Перспективы электронной программы архива документов на фоне бумажного документооборота

Наш мир неуклонно движется от печатных изданий к электронным. Подобный процесс затрагивает всю информацию в бумажном виде, которая все чаще преобразовывается в цифровую. Возможно, со временем все документы будут электронными, и подписываться будут исключительно цифровыми ключами, а программа архива документов станет прикладным инструментом каждого сотрудника.

Ну, а пока на большинстве предприятий и организаций копится огромное количество бумажных договоров/актов/накладных/доверенностей. Этого невозможно избежать, соблюдая непрерывность производственного процесса, да и законодательно определена обязанность хранить отчётность и внутренние документы. При каждом обращении к бумажному архиву возникают сложности с поиском, доступом и сохранностью информации, соответственно, это процесс снижает эффективность всей деятельности. Как следствие, имеем потерю рабочего времени из-за ожидания и необходимость держать в штате архивариуса. Перевод информации в новый формат – электронный – оказался эффективным решением целого спектра проблем этого рода. Такой способ представления документации повлёк за собой следующий шаг – создание электронных архивов. Архив документов – программа, позволяющая автоматизировать и систематизировать учет и хранение документов.

Преимущества программы электронного архива:

• оперативность работы с информацией;
• долговечность и безопасность для оригиналов;
• дистанционный доступ;
• строгий и удобный учёт;
• широта и избирательность доступа.

Существуют разные способы создания системы электронного архива: сканирование документов, непосредственное составление в электронном виде, сводные базы имеющихся оригиналов документов. Но зачастую цифровая версия лишена юридической силы, так как на сегодняшний день легитимность такому документу придаёт только электронная цифровая подпись. Такой ключ не выдаётся каждому сотруднику, а значит, перевести полностью предприятие на электронный документооборот невозможно. Только сотрудники на определённых должностях пользуются цифровой подписью. На сегодняшний день она применима при взаимодействии с налоговыми органами, между предприятиями и государственными структурами.

Документы в оригинальном бумажном виде хранятся в картотеке, папках или томах-скоросшивателях. Подпись и печать в них натуральные, их подлинность не подвергается сомнению. Документ можно взять в руки, передать с курьером или лично. На основе базового документа можно создать скорректированный или приложить к нему допсоглашение. Всё это кажется более привычным и надёжным из-за невозможности внести незаметные исправления или подделать. Однако все понимают две основных проблемы такой системы: риск износа и потери данных и существенные временные затраты на работу с архивными материалами.

Структура предприятий, рискнувших хотя бы частично перейти к электронному документообороту, становится более упорядоченной, трудовой процесс – динамичным и слаженным. Оригиналы документов со временем не ветшают. Вся работа происходит с их точными скан-копиями.

На современном этапе наиболее оправдан смешанный документооборот, где у бумажных документов выше гарантии легитимности, а информация в электронном виде мобильна, доступна и систематизирована.

Большой интерес представляет собой электронная программа архива документов, позволяющая автоматизировать регистрацию и осуществлять учет движения документов. Электронный архив призван снизить нагрузку на бумажный архив, даёт возможность разместить документы компактно либо определить их на долговременное хранение.

Но следует отметить, что, несмотря на массовую компьютеризацию, бумажный документооборот не уменьшается, а, наоборот, увеличивается. Объясняется данный факт тем, что бумажный документ, помимо легитимности, еще и удобнее читать, изучать совместно, обсуждать, что нельзя сказать о чтении непосредственно с монитора.

Кроме того, имеет место чисто физиологический фактор. Держа в руках бумагу, можно поменять позу при желании, перейти с одного места на другое, что нельзя сказать о работе с компьютером. Если изучение документации будет продолжаться неделями, безусловно, это вызовет у вас дискомфорт. Еще один немаловажный фактор – работа с бумажным документом возможна при дневном освещении, для этого не нужно электричество. Что делать при внеплановом отключении энергии, когда у вас все важные данные в компьютере? Не каждая фирма и предприятие может позволить себе приобретение генераторов.

Основное назначение системы электронного архива сегодня сводится к упорядоченному хранению документов, удобству их поиска и перемещения информации. Получается, что электронным данным отводится роль, так сказать, «запасного игрока», они призваны не заменить полностью бумажную документацию, а лишь дополнить там, где это возможно. Не следует забывать, что электронный архив является, по сути, резервной копией бумажного архива.

Напрашивается сам собой простой вывод, что вряд ли в ближайшем будущем цифровой документооборот полностью вытеснит бумажный. Каждый вид хранения наделён своими специфическими достоинствами и недостатками, они замечательно друг друга дополняют. Можно с уверенностью сказать, что электронный архив совершенствует и систематизирует вашу работу, делает ее более продуктивной. Совокупность оригинальных и электронных документов представляет отличный симбиоз практичности и надёжности.