Система контроля первичной документации в ЗАО «ХЛЕБ» на базе электронного архива документов E-Arch
Задача
Продажа хлебобулочных изделий сопряжена с большим количеством отгрузок продукции и, соответственно, с большим количеством бухгалтерских документов. Поскольку ежедневно хлебокомбинат осуществляет несколько тысяч отгрузок, очень большой проблемой в этом процессе является регистрация возврата первичных бухгалтерских документов. Приходится отслеживать, вернулись ли документы по каждой отгрузке обратно, и при необходимости быстро отыскивать нужный документ. Перед нашей компанией была поставлена задача решить эту проблему.Решение
Поставленное заказчику решение включает следующие составляющие:- электронный архив E-Arch без ограничения количества документов в системе;
- модуль распознавания штрих-кодов на отсканированных документах;
- модуль интеграции с внешними системами.
- на формируемых в учетной системе 1С первичных бухгалтерских документах (накладная, счёт-фактура и т.д.) генерируется штрих-код с уникальным идентификатором документа;
- одновременно информация по сформированным документам из 1С загружается в электронный архив документов, где автоматически создаются карточки документов;
- документы после возврата от покупателей сразу же поступают на участок сканирования, где преобразуются в цифровую форму;
- файлы со сканами выгружаются в папку на сервере;
- специальный модуль распознаёт штрих-код и прикрепляет файлы к соответствующим карточкам документов, которые были загружены ранее.
Результат
Реализация проекта позволяет в любой момент получать информацию о том, по каким отгрузкам документы не поступили обратно. Также появилась возможность быстро найти скан необходимого документа по любому набору атрибутов.О ЗАО “ХЛЕБ”
ЗАО «Хлеб», ранее известное как Хлебозавод № 1, ведет историю с 1928 года. В настоящее время ассортимент ЗАО «Хлеб» насчитывает более 200 наименований продукции.