Электронный архив Госфильмофонда России

Задача

Госфильмофонд России является одним из крупнейших в мире хранилищ киноматериалов. Большую часть фонда составляют бумажные материалы, такие как:
  • фотографии к фильмам;
  • афиши и плакаты к фильмам;
  • сценарии;
  • подборки статей из СМИ о фильмах;
  • монтажные листы;
  • аннотации;
  • либретто и т.д.
Все эти документы хранятся в специальных помещениях, где созданы особые условия. Количество материалов ежегодно растёт, и на современном этапе Госфильмофонд России столкнулся со следующими проблемами:
  • всё чаще запрашивают не оригиналы документов, а их электронные копии;
  • поиск необходимых материалов требует все больших затрат времени;
  • несмотря на все усилия по обеспечению сохранности, физическое состояние материалов с каждым годом ухудшается.

Решение

Наша компания осуществила комплексный проект по созданию единого электронного архива документов Госфильмофонда России. В рамках данного проекта были выполнены следующие работы.
  1. Проведён аудит всех бумажных носителей, хранящихся в Госфильмофонде.
  2. Согласованы приоритетные материалы, сканирование которых должно производиться в первую очередь.
  3. Установлена система электронного архива  E-Arch Unlimited.
  4. Организован участок оцифровки бумажных материалов, включая подбор, установку и настройку оборудования и организацию рабочих процессов.
  5. Осуществлено сканирование согласованной части бумажных документов и ввод этих материалов в электронный архив.
  6. Произведено обучение пользователей и системного администратора.

Результат

Результатами создания электронного архива стали:
  • существенное сокращение времени поиска документов;
  • актуализация и инвентаризация материалов в процессе их оцифровки;
  • возможность предоставления материалов в электронном виде;
  • выгрузка оцифрованных материалов на официальный сайт Госфильмофонда России.
Наполнение электронного архива ведётся уже несколько лет, и впереди ещё очень большой фронт работ. За эти годы система электронного архива была несколько раз модернизирована; сейчас она удовлетворяет практически всем требованиям к организации хранения бумажных материалов в фонде. С электронным архивом  работают практически все отделы и подразделения Госфильмофонда России, занимающиеся хранением и движением киноматериалов. На данный момент электронный архив документов является одним из главных модулей единой информационной системы Госфильмофонда.
О Госфильмофонде России 3Госфильмофонд России является основным хранилищем кинофильмов РФ и членом Международной федерации киноархивов (FIAF). Госфильмофонд России включен в Государственный свод особо ценных объектов культурного наследия народов РФ. В 1998 году Госфильмофонд России внесен в Книгу рекордов Гиннеса как один из крупнейших киноархивов мира.