Отличие системы электронного документооборота от электронного архива документов

Электронный документооборот по праву относится к прогрессивным тенденциям нашего времени. Но чем же отличаются между собой Система электронного документооборота (СЭД) и Электронный архив документов (ЭАД)?

Назначение Системы электронного документооборота

СЭД призвана оптимизировать процессы формирования и распространения в компьютерных сетях значительных объемов документов и информации, сделать доступ к ним широким, но ограниченным по определённым критериям. Система обеспечивает контроль за движением потоков информации между пользователями в организации и вне её. Электронный документооборот подразумевает высокую эффективность управления и оптимальную организацию корректного и оперативного перемещения документов между отдельными сотрудниками, подразделениями предприятия и организациями-партнёрами.

СЭД поддерживает все типы прикладных файлов: текстовые, таблицы в электронном виде, изображения, видеоматериалы и Web-информацию, аудиоданные.

В Системе электронного документооборота автоматически отслеживаются все события, подлежащие документированию, фиксируются изменения, которые происходят в имеющейся информации и материалах, их сроки и движение, контролируются все версии и корректировки, акты, допсоглашения и приложения к базовым документам. В системе существует жесткое разграничение прав доступа к конкретным сведениям среди пользователей, на это влияют занимаемая должность, определенные полномочия и компетентность. Система предоставляет возможность настроить учёт информации под организационно-штатную структуру, присущую организации, и принятую технологию делопроизводства.

Основные пользователи СЭД: государственные предприятия и крупные организации, банки, корпорации, другие структуры, в которых деятельность сопряжена с большим объемом создаваемых документов, их дальнейшим движением, хранением и обработкой.

Комплекс свойств Системы электронного документооборота, обеспечивающий её высокую эффективность:

• тесная интеграция с прикладным ПО;
• открытость в определенных рамках;
• специфика хранения и пользования;
• дифференциация доступа;
• специфика маршрутизации;
• отслеживание и фиксация новых версий документов;
• наличие широкого формата утилит просмотра;
• аналитико-синтетическая переработка;
• поддержка клиентских программ.

Преимущества использования электронного документооборота:

• увеличение на 20-25% производительности труда в части хранения и пользования информацией;
• не ограниченная во времени и пространстве доступность документов (в удобное время суток из любой точки цивилизованного мира);
• затраты на архивное хранение электронных версий документов на 80% ниже в сравнении с хранением архива бумажной информации.

Практика показывает, что одновременно с интегрированием СЭД  приобретаются определенные тактические и стратегические преимущества. Тактические выгоды подразумевают под собой снижение расходов при создании СЭД, а стратегические – явные плюсы, обусловленные высокоэффективным взаимодействием сотрудников и подразделений на предприятии.

Назначение Электронного архива документов

Электронный архив документов представляет собой систему хранения определенной документации (кадровой, бухгалтерской, технической, внутренней, входящей и исходящей) в качестве неизменяемой базы. Попросту говоря, в архив попадает то, что уже не подлежит активному использованию в текущей деятельности и не будет подвергаться модификации.

Это вовсе не означает, что материалы, попавшие в архив, становятся абсолютно не доступны. Электронный архив тем и удобен, что содержит отсканированные версии всех оригинальных материалов. В любой момент существует возможность извлечь из архива копию, для этого всего лишь нужны основания и права доступа. Особенно ценно это для документов, подлежащих длительному (вплоть до бессрочного)  хранению. Каждая ситуация, вызывающая необходимость снять копию с оригинала, изнашивала бы его в процессе поиска и извлечения из недр архива, а получение копии со скан-изображения, хранящегося в файле, изнашивает только технику. Эта проблема, к счастью, решаемая.

Некоторые виды деятельности очень тесно связаны с частым обращением к архивным данным. Тем важнее сохранность и удобная систематизация этих материалов.

Файловая система, присущая хранению электронной информации, упрощает и оптимизирует работу. Эффективность такой деятельности в разы выше, чем обращение к классическим картотекам и документам, подшитым в папки-скоросшиватели.

Стоит также упомянуть об экономии физического пространства на предприятии. Раньше приходилось отводить специальное помещение для хранения архивных томов, а в штат включать должность архивариуса. С появлением Электронного архива документов стало возможным хранить оригиналы более надёжно и защищённо, но при этом коллективно пользоваться нужной информацией.

Основные преимущества ЭАД:

• быстрый и очень удобный поиск информации;
• коллективный доступ к материалам без извлечения оригинала;
• безопасное и упорядоченное хранение;
• высвобождение площадей на предприятии;
• ограничение несанкционированного доступа;
• надежная защита оригиналов документов от повреждения либо безвозвратной потери информации.

Следовательно, Электронный архив документов и Система электронного документооборота в идеале гармонично дополняют друг друга, сохраняя, систематизируя и делая доступной всю информацию предприятия. СЭД помогает обращаться к текущим документам, ЭАД обеспечивает доступ к архивным сведениям. При условии внедрения этих двух систем работа с информацией становится максимально удобной, безопасной и эффективной. Планирование,  выполнение работ, отчётность, оценка результатов деятельности происходят прозрачно. Информация на таком предприятии становится саморегулируемым инструментом управления и контроля.