Основы разработки систем электронных архивов

При создании систем электронных архивов для каждого конкретного предприятия учитываются сфера деятельности и все особенности ведения бизнеса в данной организации. Абсолютно одинаковой электронной системы хранения документов быть не может, хотя существуют некоторые общие концепции и правила разработки таких систем.

Структура электронного архива

Любая система электронного архива состоит из нескольких модулей, каждый из которых обеспечивает выполнение определенного набора функций.

• Аппаратно-программный комплекс, обеспечивающий оцифровку документов и корректное внесение их в базу, называется подсистемой ввода.
• Динамический доступ к часто запрашиваемым документам обеспечивает подсистема оперативного хранения информации.
• Для долгосрочного хранения объемных документов используется подсистема длительного хранения.
• Модуль тиражирования документов необходим для создания требуемого количества копий.

Этапы создания системы электронного архива

Начальный этап создания электронного архива подразумевает тщательный анализ существующей на предприятии базы бумажных документов. Практически каждая организация вынуждена хранить документы различного формата, на бумаге разной плотности и качества, в разной степени сохранности. Необходимо оценить общее количество документов, рассортировать их по важности, выяснить пропорциональный объем по следующим категориям:

• документы различных форматов (напр., от А5 до А0);
• документы с тиснением и/или фоном;
• старые и поврежденные документы;
• материалы на бумаге низкого качества;
• документы на цветной бумаге;
• двухсторонние документы.

По итогам анализа подбирается специальное оборудование, необходимое для оцифровки (сканирования) документов. Затем массив отсканированных материалов дополнительно обрабатывается и организуется в единую, четко структурированную базу. Одна из лидирующих на рынке программ, обеспечивающих полный цикл всех необходимых работ и операций – многопользовательская система электронных архивов E-Arch.

Данный комплекс является эффективным инструментом ведения архивов на любом предприятии. Система включает в себя все основные модули, поставляется в виде готовых типовых решений-конфигураций либо в порядке индивидуального заказа. Множество поддерживаемых форматов, простой и интуитивно понятный пользовательский интерфейс, высокая скорость и производительность, сжатые сроки внедрения позволяют создавать надежные, удобные и безотказные системы электронного архива любого объема и сложности.