Основные сведения о системах электронных архивов

Хранение важной для компании документации лучше всего организовать в электронном виде. На сегодняшний день альтернативы практически не осталось; цивилизованный мир стремительно переходит на электронное делопроизводство, крупнейшие библиотеки становятся цифровыми, а на смену безнадежно устаревшим стеллажам с пыльными папками приходят современные архивные IT-технологии. Это позволяет существенно сократить издержки на покупку и обслуживание оргтехники, приобретение бумаги и канцелярских товаров, а также расходы на уничтожение огромного количества бумажного мусора – в попытках обеспечить достаточный уровень конфиденциальности. Все эти проблемы легко решает система электронных архивов — важная составляющая электронного контента любой компании, которая стремится идти в ногу со временем.

Основные преимущества системы электронных архивов E-Arch

• Возможность наполнения как с бумажных носителей (сканирование), так и путем импорта данных из других электронных систем.
• Реализация быстрого поиска по любым параметрам, реквизитам и ключевым словам.
• Гибкая настройка с помощью индивидуальных функций для каждого типа сведений.
• Возможность своевременной индексации и обработки документов.
• Наличие настраиваемого резервного копирования данных на случай непредвиденных ситуаций.

Электронные архивы неизмеримо быстрей, удобней и проще в работе, чем архивы традиционные. Электронные копии документов в любой момент доступны любому количеству пользователей с соответствующими правами.

Где применяются системы электронных архивов E-Arch?

Прежде всего, в финансовых, кадровых, организационных отделах – для хранения бухгалтерской и иной информации. Внедрение системы позволяет:

• без труда искать и находить, изучать, копировать, отправлять на печать или по e-mail отдельные документы или их группы;
• производить поиск любой сложности по любым параметрам — типам, атрибутам, рубрикам;
• группировать документы по разнообразным признакам.

Далее — в компаниях, вынужденных хранить большое количество проектной и технической документации. Электронный архив дает возможность:

• обеспечить первоначальную сохранность документов в течение неограниченного времени, независимо от частоты запросов на работу с ними;
• распечатывать в любом количестве и в любом масштабе;
• фиксировать все правки и изменения документа;
• упорядочить документы в электронном каталоге.

Помимо этого, существуют готовые типовые решения от компании «Редокс» (разработчик и правообладатель системы E-Arch) для юридических организаций, библиотек, канцелярий и др. Вне зависимости от выбранного варианта, электронные системы хранения позволят существенно облегчить работу сотрудников. Рабочее время отныне будет тратиться значительно более рационально и целесообразно: не придется часами искать необходимые бумаги, прилагать немалые усилия к поддержанию сохранности и работоспособности архива и т.д. В любое время и с любого компьютерного рабочего места можно будет получить доступ к любому документу, когда бы он ни был создан.