Каким должно быть современное хранилище документов

С каждым годом количество документов, используемых в различных сферах деятельности, непрерывно растет, а структура их взаимодействия усложняется. Кроме того, существует проблема сохранности и читаемости более ранних материалов, которые неизбежно ветшают от времени и частого употребления. Таким образом, традиционные архивы уже не соответствуют насущным информационным потребностям ни по вместимости, ни по долговечности, ни по скорости/удобству доступа к архивным материалам и работы с ними. Очевидно, что время пыльных бумажных архивов безвозвратно уходит; мы живем и работаем в эпоху высокоскоростных, многофункциональных и интеллектуальных цифровых технологий. Современное хранилище документов характеризуется следующими качествами.

1. Компактность
2. Надежность.
3. Безопасность.
4. Долговечность.
5. Гибкость.
6. Четкая и логичная структура.
7. Эффективная система каталогизации  и поиска документов.
8. Доступность.
9. Комфортность для пользователя.

Всеми этими качествами обладает электронный архив. Создавать реально «работающее» хранилище документов можно на базе различных информационных систем. Одной из наиболее эффективных, гибких и мощных, на сегодняшний день, является система электронного архива E-Arch, которая представляет собой программное обеспечение нового уровня, максимально соответствующее требованиям времени и позволяющее хранить сколь угодно большой объем документов любого типа в течение неограниченного количества времени, обеспечивая, вместе с тем, практически мгновенный доступ к любому материалу или группе материалов.