Как правильно организовать процесс ввода документов в систему электронного архива
В этой статье мы хотели бы поделиться нашим взглядом на организацию процесса ввода деловых бумаг в электронный архив.
внедрение электронного документооборота
Поскольку мы производим работы по созданию электронных архивов не только на основе собственной разработки E-Arch, но и на базе других систем, изложенные ниже советы будут полезны как нашим постоянным клиентам, так и всем, кто на своем предприятии стремится правильно организовать ведение электронного архива.
Собрав и проанализировав вопросы и проблемы, возникающие при создании и эксплуатации электронных архивов, мы выработали следующие рекомендации.Правильно выбирайте сканирующее оборудование
Сейчас нет проблем с тем, чтобы отсканировать бумаги. Активный рост рынка многофункциональных устройств (МФУ) привел к тому, что практически все офисные устройства оборудованы не только функцией печати, но и сканирования. Поэтому многие пользователи пытаются применять офисные МФУ для оцифровки деловых бумаг и их ввода в электронную базу хранения.
Однако, многофункциональность устройства отнюдь не означает, что все функции реализованы в нем с высоким качеством. Практика показывает обратное: в большинстве МФУ ни один из компонентов не соответствует уровню специализированной техники.
Так, сканеры в МФУ характеризуются невысокой производительностью; как правило, они рассчитаны на эпизодическую нагрузку в условиях небольшого офиса. Интенсивная эксплуатация приводит к износу и частым поломкам сканирующих элементов. Кроме того, сканирование и ввод одного файла требует недопустимо больших затрат времени, тогда как качество фотоматрицы оставляет желать лучшего.
Поэтому мы настоятельно рекомендуем закупать профессиональные документные сканеры. Относительно высокая стоимость компенсируется существенной экономией времени и высоким качеством вводимых в систему документов.
Выбирайте правильный режим сканирования
В некоторых случаях пользователи сталкиваются с тем, что накопительная емкость серверной системы быстро исчерпывается, т.е. для массива архивных файлов не хватает места на жестком диске. Анализ подобных случаев показывает, что чаще всего это связано с нерациональным выбором режима сканирования: при вполне достаточной емкости диска задается избыточное разрешение скана, в результате чего один файл занимает до 2-4 Мегабайт. Нетрудно посчитать, что даже вместительный винчестер за короткое время заполнится полностью.
Поэтому мы советуем:- Выбирать черно/белый режим сканирования (хранение цветных изображений требует в несколько раз больше места);
- в настройках не устанавливать разрешение сканирования более 300 точек на дюйм;
- для копий документов использовать формат файлов PDF;
- при сканировании в формат JPG подбирать приемлемую степень сжатия файлов (существенно не отражающуюся на качестве).
Применяйте потоковый метод ввода в электронный архив
Суть метода состоит в том, чтобы обрабатывать документы партиями, а весь процесс ввода разделить на отдельные операции.
Мы предлагаем следующую последовательность операций:- Выбираем группу документов. Это могут быть документы одного типа или из одной папки, накопленные за один день, или сгруппированные по какому-либо иному признаку, заданному пользователем;
- Готовим бумаги к сканированию. Снимаем скрепки, при необходимости расшиваем;
- Сканируем документы и сохраняем их в одной папке на локальном или сетевом компьютере;
- Обрабатываем полученные сканы;
- Загружаем файлы образов в программу архива;
- Проводим атрибутивное описание документов.
Желательно, чтобы каждую из операций выполнял отдельный сотрудник. Если весь процесс поручен единственному оператору, оптимальным является поэтапное выполнение: напр., один день посвящается подготовке, другой – сканированию и т.д.
Более высокая эффективность потокового метода достигается за счёт того, что на каждом этапе ввода пользователь выполняет ограниченное количество действий, благодаря чему меньше устаёт и не столь быстро теряет концентрацию, – по сравнению с такой организацией труда, при которой оператор принимается за следующий документ лишь после обработки предыдущего.
Применяйте специальное программное обеспечение для постобработки сканов
Нередко отсканированные бумаги приходится обрабатывать в графических редакторах, чтобы:- обрезать изображение
- повернуть изображение
- устранить дефекты
- переименовать файлы
- объединить отдельные листы в многостраничные файлы
Процесс обработки можно ускорить применением специализированного программного обеспечения, позволяющего в пакетном режиме выполнять не только указанные, но и многие другие манипуляции с файлами изображений.
Наиболее целесообразный выбор программы определяется спецификой конкретной задачи.
Используйте внутренние инструменты программы электронного архива, помогающие при вводе документов
Как правило, хорошие программы электронных архивов имеют специальные встроенные функции, позволяющие упростить и ускорить ввод документов.
В частности, наша система E-Arch включает следующие вспомогательные функции:- групповая загрузка файлов из выбранной папки на локальном компьютере;
- предварительный просмотр графических файлов в основном окне системы;
- настраиваемые правила автозаполнения и проверки файловых атрибутов на соответствие заданному критерию;
- настраиваемый буфер обмена значений нескольких атрибутов;
- поиск связанных документов и сохранение условий такого поиска;
- возможность автоматизированного создания карточек документов посредством импорта данных из других информационных систем организации.