Как организовать хранение электронных документов проектной организации?

Актуальность создания электронного архива проектной организации

В настоящее время широко используются компьютерные технологии проектирования, и документация к любому строительному, инженерному или производственному проекту изначально создаётся в электронной форме. Как правило, впоследствии у разработчика, заказчика или службы технической поддержки не раз возникает необходимость обратиться к исходным чертежам и другим техническим документам. Чтобы обеспечить такую возможность, документацию можно хранить в традиционной бумажной форме, однако такое решение на сегодняшний день является безнадежно устаревшим как с моральной, так и с технической точки зрения, поскольку бумажные архивы во всех отношениях проигрывают современным технологиям хранения информации. Речь идет о специальных компьютерных системах, которые обеспечивают хранение электронных документов. Такое программное обеспечение получило название  электронных архивов. К ним предъявляются определённые общие требования:

• все электронные версии документов сохраняются упорядоченно в одном месте;
• к файлам предоставляется удобный доступ по сети;
• обеспечивается защита информации от несанкционированного использования, намеренного или случайного изменения либо удаления;
• выполняется резервное копирование, чтобы предотвратить потерю данных.

Программа E-Аrch – удобный инструмент для создания электронного архива

Чтобы обеспечить выполнение этих требований, используется специальная программа систематизации и хранения документов в электронном виде. База данных с заранее заданной структурой (порой весьма сложной, разветвленной и многоуровневой, учитывающей взаимосвязи между архивными документами) создается и хранится на выделенном сервере. Доступ к материалам возможен с любого подключенного к интернету компьютера; при этом желательно, чтобы вход и навигация по архиву не требовали установки дополнительного программного обеспечения на компьютер пользователя (т.е. чтобы средства управления были также включены в удаленную базу). Разработанная нами программа E-Аrch обеспечивает хранение электронных документов и позволяет создавать сколь угодно сложные и обширные архивы с учётом специфики каждого предприятия-заказчика. В каждом случае электронный архив имеет наиболее логичную и целесообразную структуру; каждому файлу присваиваются соответствующие атрибуты, которые позволяют оптимизировать операции поиска. Доступ к серверу может быть осуществлен при помощи любого стандартного веб-браузера. Использование программы не требует специального оборудования.

Преимущества использования программы E-Аrch

Программа E-Аrch является готовым отлаженным продуктом, высокопроизводительным, многофункциональным и универсальным. Как компания-разработчик, мы развиваем данный программный продукт на протяжении семи лет, постоянно отслеживая и учитывая в новых версиях опыт электронного хранения документов, накопленный нашими многочисленными клиентами. Поэтому в настоящее время у заказчика имеется возможность выбора необходимой ему версии и одного из типовых решений с требуемым набором функций, что в большинстве случаев позволяет в кратчайшие сроки создать и ввести в эксплуатацию собственный электронный архив.

Интерфейс программы удобно организован и интуитивно понятен. Капитальные затраты, системные требования к оборудованию, а также сроки обучения пользователей – минимизированы. На высоком уровне обеспечивается техническая поддержка продукта.