Использование E-Arch для создания электронной библиотеки организации

10.12.2014

В этой статье хотелось бы поделиться нашим опытом по созданию электронных библиотек на базе системы E-Arch.

В больших организациях, и особенно на производствах, собирается большое количество книг, журналов, инструкций, нормативных документов, внутренней деловой переписки и других материалов, к которым нужно обеспечить доступ работников предприятия.

Оптимальным решением данной задачи является создание электронной библиотеки.

Особенностью таких электронных баз является то, что типологическая номенклатура хранимых материалов заметно шире, чем номенклатура в обычной художественной или научной библиотеке, т.е. общепринятая система каталогизации книг не вполне подходит для электронной библиотеки крупной коммерческой организации или производства.

Программный пакет E-Arch разрабатывался с учетом этих нюансов; в нем предусмотрена возможность создавать, развивать и контролировать любые электронные библиотеки, – как классические, так и смешанные.

система электронной библиотеки

создание электронной библиотеки

Порядок создания электронной библиотеки

Наш опыт показывает, что создавать всеобъемлющую электронную библиотеку организации, что потребовало бы оцифровки всего массива имеющихся бумажных оригиналов, как правило, нецелесообразно.

В зависимости от важности и актуальности, объем хранимых материалов логично разбить на две группы:
  1. Наиболее востребованные материалы, доступ к которым должен обеспечиваться как можно оперативней.  Если такие документы представлены в бумажном виде, действительно есть смысл в создании точных электронных копий. В числе других важных преимуществ отметим, в частности, возможность полноценного пользования документом одновременно несколькими сотрудниками.
  2. Менее востребованные, реже запрашиваемые, узкоспециальные материалы, оперативность доступа к которым не является критичной. В отношении таких документов сотрудникам достаточно будет знать, что они есть в наличии и в настоящий момент находятся по месту постоянного хранения (или на руках у другого сотрудника, на визировании у руководства и т.п.).
После такой сортировки необходимо оцифровать материалы первой группы.

Следует заранее продумать удобную, логичную, интуитивно понятную структуру хранения материалов в электронной библиотеке организации – в частности, минимальный и, в то же время, исчерпывающий набор атрибутов для каждого типа материалов (книги, журналы, нормативы и т.д.).

Определившись со структурой хранения и описания, можно приступать к вводу информации в систему.

По материалам 1 группы вводится описание материала по заданным атрибутам (в соответствии с типом документа), а также прикрепляется графический скан материала и/или его электронная текстовая версия, если таковая имеется.

По материалам 2 группы вводится только атрибутивное описание и сведения о местонахождении.

Поскольку оцифровка и  ввод материалов в электронную библиотеку организации является достаточно трудоемким процессом, требующим определенных навыков, то в ряде случаев вместо задействования собственных сотрудников целесообразней воспользоваться услугами сторонней компании, специализирующейся на подобных работах; одним из примеров может служить компания Редокс.

Работа сотрудников с электронной библиотекой организации

После развертывания системы E-arch и ввода всей необходимой информации каждый сотрудник сможет получить прямой доступ к электронной библиотеке организации со своего рабочего места, если оно оборудовано подключенным к локальной сети персональным компьютером.

Используя поисковые запросы по интересующим его атрибутам искомого материала, сотрудник мгновенно найдет и сможет работать с электронным дубликатом, если документ относится к первой группе и в E-arch хранится его скан (либо точная текстовая копия).

электронный архив программа

электронный архив

Если же материал относится ко второй, менее важной группе, – т.е. существует только в виде бумажного оригинала, – запрашивающий сотрудник легко выяснит его наличие и местонахождение. В системе E-arch предусмотрен журнал выдачи материалов, подобный обычному библиотечному, однако работающий, разумеется, гораздо быстрее и удобней. Дополнительные поля отображают сведения о том, кому и когда был выдан документ, когда он должен быть возвращен.

Предусмотрена возможность настраивать и сохранять шаблоны поисковых запросов, фильтры отображения найденных источников, извещения о поступлении в библиотеку новых материалов заданной категории, уведомления о возврате ранее взятых «на руки» бумажных оригиналов и пр.

Важно отметить, что E-arch позволяет работать также с быстрым поиском по штрих-коду. Если на печатных или периодических изданиях они, как правило, присутствуют изначально, то на прочие документы их можно наклеить вручную, создав и распечатав в любом профессиональном графическом редакторе (сканеры штрих-кодов в изобилии представлены на рынке по вполне доступным ценам).

Заключение

В данной статье мы рассказали лишь об основных особенностях создания электронной библиотеки организации; подобные системы давно развернуты и успешно функционируют во всех крупных и средних фирмах на Западе.

Вообще, мировой опыт  показывает: актуальность и оперативность доставки документов, нормативов, публикаций и др.; скорость и простота доступа к необходимым рабочим материалам – все это чрезвычайно важно в современных условиях, когда способность в кратчайшие сроки находить и обрабатывать информацию является одним из ключевых факторов эффективности любой деятельности.