Электронный архив на предприятии и управление электронными документами

Управление электронными документами – специфический процесс, охватывающий полный цикл документооборота в электронном виде, оптимизирующий и упрощающий работу с информацией. Вся совокупность произошедших в организации событий рано или поздно попадает в архив. Наиболее удобно формировать, хранить и использовать данные, если они собраны в электронный архив.

Электронный архив на предприятии – это целая система для хранения электронных копий документов, структурированная и актуальная, что очень удобно. Именно благодаря электронному архиву появилась возможность обеспечить информации надежное размещение, избирательный доступ и особую конфиденциальность, быстрый и удобный поиск, а также возможность отследить в любой момент историю движения и использования.

Архив на предприятии является буквально его «кровеносной системой», нарушения в которой могут закончиться неблагоприятными последствиями, поэтому ведению электронного архива требуется уделять достаточное внимание. Но это себя оправдывает – передача информации становится чёткой и прозрачной. Нередко именно база данных является фундаментом для планирования, гарантом эффективности и зеркалом протекающих в организации процессов..

Но как же определиться, что стоит переносить в электронный архив на предприятии? Ведь, по большому счёту, абсолютно всё оцифровывать и переносить в архив не всегда уместно. Во-первых, для этого необходимо значительное количество времени и трудовых ресурсов, что в условиях предприятия имеет свои ограничения. Во-вторых, зачем помещать в электронный архив данные, которые не столь важны и вряд ли пригодятся в дальнейшем.

Если предполагается, что документ будет не очень востребован, достаточно ограничиться только его описанием и указанием места хранения.

Обычно в первую очередь оцифровываются и размещаются в электронном архиве:

• первичные документы;
• бухгалтерская отчетность.

Как правило, на каждом предприятии приказом оговаривается перечень документов, которые рекомендуется хранить в электронном виде.

В архив должны попадать данные исключительно завершенные, в дальнейшем не подлежащие каким-либо изменениям. Кроме того, все документы, изначально представленные или поступившие в цифровом виде, автоматически должны попадать в электронное хранилище.

Размещение информации в цифровой базе данных – это, безусловно, гарантия того, что при непредвиденной потере, пожаре и других форс-мажорных обстоятельствах вы получите страховые копии. Отсюда следует вывод, что документы особой важности или часто используемые следует иметь в электронном виде (в идеале – на сервере виртуального пространства). В пользу этого выступает тот факт, что при использовании цифровых копий значительно сокращается число обращений к оригиналу. Это минимизирует физический износ важных бумаг.

Немаловажная роль в управлении электронными документами отводится статистическим данным, касающимся количества обращений к различной документальной информации. Чем больше обращений к документу, тем большую прикладную значимость он приобретает, а значит, попадает в приоритетный список для размещения в архиве.

Нельзя упускать и тот факт, что ведение электронного архива должно иметь последовательный характер и не нарушать общей информационной целостности предприятия. Ведь каждый документ представляет собой элемент общей системы или шаг в текущей деятельности, и потеря определенного эпизода в архиве может привести к неблагоприятным последствиям в будущем. В электронной базе непременно должны оказаться документы, потеря которых может закончиться для предприятия потенциальными убытками, проблемами со сторонними организациями или государственными структурами. Следует это обязательно учитывать.

Электронный архив на предприятии должен быть представлен как чётко структурированная система, а не разрозненное информационное пространство, хаотично наполняемое. При правильной организации с ним удобно работать – важная информация доступна и одновременно надёжно защищена.

Основную часть бумажного архива можно разместить в удобных для хранения местах на предприятии или вне его. Если физические и виртуальные документы достаточно синхронизированы, ими удобно пользоваться с помощью виртуального пространства, а информация сохранится даже при интенсивном использовании. Процесс внедрения единой базы данных – трудоёмкое и ответственное дело, но выгоды от него очевидны. Ведение электронного архива выстраивает на предприятии эффективный и действенный документооборот.