Цифровая безопасность

Ни одна сделка, ни один проект, ни одно производство не обходится без оформления документации. Зачастую ее накапливается так много, что под архивы приходится отводить значительные площади или целые строения. Вместе с тем, просто утилизировать эту бумажную массу тоже нельзя, поскольку для многих видов документов законодательством установлены сроки обязательного хранения. В цивилизованном мире указанные проблемы, порой достаточно болезненные для предприятий и компаний, сегодня решаются радикально: повсеместно внедряются системы электронных архивов.

Мы рождены бумагу сделать цифрой

Оцифровка бумажных документов, т.е. их сканирование и сохранение в виде компьютерного файла одного из распространенных форматов, позволяет создавать сколь угодно обширные электронные архивы (фактически, неограниченного объема и срока хранения). Для обработки, систематизации, организации хранения и доступа к подобным базам применяется специальное программное обеспечение. Одной из наиболее мощных и, в то же время, гибких программ в данном секторе российского IT-рынка является электронный архив E-Arch, разработанный и успешно внедряемый компанией «РЕДОКС». Данное решение имеет ряд преимуществ, которые могут быть использованы для создания архивов самой разной специфики, предназначения и объема. В частности, электронные архивы широко используются банковскими учреждениями. Помимо своей внутренней документации, банки вынуждены хранить все бумаги, связанные с клиентской базой. Без создания высокоскоростного и удобного электронного архива практически невозможно удержать под контролем такие объемы информации, причем весьма разнородной. Проблему осложняет и то, что практически вся банковская документация является строго конфиденциальной, т.е. в этой сфере неизменно актуальны вопросы информационной безопасности. Электронный архив E-Arch изначально рассчитан на решение всех подобных проблем и подразумевает хранение информационных баз на надежно защищенном удаленном сервере, любой доступ и взаимодействие с которым шифруется специальными сетевыми протоколами.

Другой широко распространенный вариант внедрения системы E-Arch — архивация бухгалтерской отчетности. Система легко настраивается под данную специфику и обеспечивает столь же высокий уровень защиты, надежности хранения, комфортности поиска, доступа и работы с необходимыми архивными бухгалтерскими документами. Важно отметить, что электронное делопроизводство не запрещено Министерство финансов; более того, мировые и отечественные тенденции свидетельствуют о вероятности полного перехода на цифровой документооборот в обозримом будущем.

Документы – не единственная ценность

Некоторые организации по роду деятельности хранят, кроме документов, огромные архивы бумажных материалов иного рода. Типичным примером могут служить библиотеки. При разработке системы электронного архива E-Arch учитывалась и такая сфера возможного применения: изучались особенности библиотечной каталогизации и рубрикации, предусматривалась необходимость потокового сканирования огромной массы книг, организация раздельного доступа для библиотечных работников и «посетителей», и т.д.

Во всех версиях и модификациях электронного архива E-Arch пользователю для работы предоставляется не оригинальный архивный файл, а его копия. Это гарантирует полную сохранность всего накопленного массива информации в целом и каждого его элемента в отдельности.

Разработчики E-Arch смогли предусмотреть всё… в том числе возможность быстро добавить и отладить те индивидуальные нюансы, предусмотреть которые невозможно. Вам осталось только определиться с техническим заданием и связаться с нашими специалистами.