Создание электронного архива документов — подготовительный этап

Информационная система E-Arch универсальна и обладает разнообразным набором функций, которые можно варьировать в зависимости от масштаба и характера предстоящих работ. Поэтому, прежде чем начинать создание электронного архива документов, необходимо четко определить основные требования к программе, свои ожидания и пожелания. Для этого важно правильно указать:

• назначение электронного архива (для бухгалтерии, для канцелярии, для хранения проектной документации и т.д.);
• задачи, которые должен решать электронный архив;
• типы документов.

На основании этой информации специалисты определят размеры и структуру электронного архива, оптимальный набор функций, способы ввода данных в архивную систему. Только после этого можно начинать непосредственно создание электронного архива документов на базе информационной системы E-Arch. Одновременно проводится подготовка к заполнению готовой программы архивными материалами. В зависимости от состояния исходных материалов, выполняется либо сканирование документов, либо штрих-кодирование (нанесение на каждый документ штрих-кода с набором атрибутов) для последующего автоматизированного ввода данных в систему, либо импорт информации из других электронных систем.