Ведение электронного архива — это просто

Как правило, традиционный архив организации обслуживается целым штатом сотрудников, которые следят за сохранностью документов и порядком их размещения в архиве, выполняют поиск и выдачу на руки архивных материалов. Чем больше архив, тем сложнее содержать его в безупречном состоянии, своевременно и правильно вносить изменения в архивный каталог, быстро находить необходимый документ. Ведение электронного архива, особенно если он создан на основе информационной системы E-Arch, не требует такого количества специалистов, не отнимает столько времени и других ресурсов, потому что:

• все документы, поступающие в архив, автоматически заносятся в электронный каталог, который обновляется при добавлении или удалении файла, и возможность ошибки в нем полностью исключена;
• пользователи получают доступ только к электронной копии документа, которую могут как угодно изменять и даже удалять; исходный же файл при этом остается неизменным;
• для быстрого поиска документов разработана эффективная поисковая система, которая выдает результаты по названию, дате создания документа, типу и другим параметрам.

Кроме того, ведение электронного архива целесообразно поручить нашим специалистам, которые будут своевременно вносить обновления в систему, квалифицированно отслеживать и при необходимости корректировать ее функциональное состояние, осуществлять ввод данных, – другими словами, обеспечат истинно профессиональную эксплуатацию, высвободив рабочее время ваших сотрудников для выполнения ими их прямых обязанностей.