Организация электронного архива — с чего начать?

До разработки и внедрения программного обеспечения необходимо проделать большую и важную работу, от результатов которой зависит:

• каким будет электронный архив;
• насколько он будет соответствовать потребностям организации;
• какие ресурсы потребуются для обеспечения бесперебойной работы программы и насколько эффективно они будут использоваться;
• стоимость создания электронного архива и сроки выполнения работ.

Ключевую роль в организации электронного архива, безусловно, играет заказчик, так как только он может предоставить необходимую информацию, сформулировать задачи и принять необходимые решения. Однако, на всех этапах целесообразно прислушаться к консультациям и рекомендациям наших сотрудников,  воспользовавшись уникальным опытом нашей компании в области разработки и внедрения различных информационных систем.

Организация архива электронных документов — основные этапы подготовки

Процесс подготовки к созданию электронного архива включает несколько этапов:

1. Планирование функций электронного архива. Мы предлагаем рассмотреть и внимательно изучить возможности стандартных решений информационной системы E-Arch и его конфигураций (Standard, Enterprise и пр.), вычеркнуть все ненужное, отобрать необходимые для вашей организации функции и даже обсудить их расширение — в целях максимального соответствия специфике вашей деловой активности.

2. Анализ организации. На этом этапе необходимо:

• выделить  значимые данные, такие как вид деятельности, масштаб организации, средства коммуникации, объем документооборота и пр.;
• провести сортировку документов на основные и  второстепенные;
• определить приоритетность преобразования документов в электронную форму из бумажного архива;
• проанализировать уже используемые в организации электронные информационные системы, форматы и способы хранения электронных документов;
• определить атрибуты документов, необходимые для создания в электронном архиве системы поиска и каталогизации;
• ознакомиться с планами дальнейшей автоматизации деятельности организации с целью обеспечения совместимости информационных систем с электронным архивом и удобства работы в целом.

3. Определение приоритетов создания подсистем электронного архива. В зависимости от масштаба и сложности работ, организация электронного архива может занимать от нескольких дней до нескольких лет. Однако электронный архив, созданный на базе нашей разработки E-Arch — это модульная система, поэтому его можно внедрять и развивать постепенно, в порядке важности компонентов. Последовательность реализации поставленных задач может быть изменена на любом этапе. Кроме того, гораздо проще проводить поэтапное обучение сотрудников работе с электронным архивом. 4. Обследование бумажного архива организации. В каждом архиве существуют документы, которые утратили актуальность и  не представляют ценности, а значит, их перевод в электронный вид нецелесообразен. Правильная организация архива электронных документов занимает, естественно, много времени, — обычно приходится пересматривать кипы бумаг, — однако результат того стоит: сканирование обойдется дешевле и не придется тратить ресурсы/время на обработку заведомо лишних электронных копий. Мы рекомендуем вносить в электронный архив только актуальные документы, а ненужные бумаги можем принять на хранение или поможем утилизировать. Алгоритм создания электронного архива может незначительно изменяться в каждом конкретном случае, однако предварительные работы ведутся, как правило, в приведенной выше последовательности.